Điều 15. Quản lý con dấu.
Tất cả các con dấu của cơ quan và của các tổ chức trong cơ quan đều phải được sử dụng và bảo quản cẩn thận tại bộ phận văn thư, do một cán bộ lãnh đạo bộ phận văn thư quản lý và thực hiện việc đóng dấu lên các văn bản.
- Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền. Không được đóng dấu khống chỉ hoặc đóng dấu vào văn bản, giấy tờ chưa ghi nội dung.
- Con dấu phải để tại cơ quan, đúng nơi quy định, phải được quản lý chặt chẽ, bảo quản cẩn thận, không làm biến dạng con dấu.
- Không được giao con dấu và việc đóng dấu cho người không có trách nhiệm.
- Khi đóng dấu lên các văn bản phải rõ nét, phải đóng dấu trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký về phía bên trái.
- Nếu để mất con dấu, đóng dấu không đúng quy định, lợi dụng việc bảo quản, sử dụng con dấu để thực hiện những việc phạm pháp tùy theo mức độ sẽ bị xử lý theo pháp luật.
- Khi con dấu bị mất phải báo ngay cho cơ quan công an nơi gần nhất, đồng thời báo cáo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu để phối hợp truy tìm và thông báo hủy bỏ con dấu bị mất. Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc mẫu dấu không đúng với quy định phải báo cáo lãnh đạo cơ quan để xin phép làm thủ tục khắc lại con dấu mới, nộp lại con dấu cũ cho cơ quan quản lý theo quy định.