Điều 21. H ồ sơ, tài liệu lưu trữ nộp vào bộ phận lưu trữ cơ quan phải là các hồ sơ, tài liệu về những công việc đã giải quyết xong.
Trong mỗi hồ sơ phải ghi số và làm mục lục các văn bản hiện có trong hồ sơ, tất cả được chứa trong cùng một bìa hoặc cặp hồ sơ.
Công chức, viên chức trong công tác hằng ngày có liên quan đến hồ sơ công việc đã nêu trong điều 10, chương V, phải thực hiện chế độ lập hồ sơ công việc và chỉ được giữ hồ sơ công việc đã giải quyết xong trong thời gian nhiều nhất là một năm, kể từ ngày việc đó kết thúc. Sau thời hạn một năm, phải đem nộp các hồ sơ công việc đó vào bộ phận lưu trữ cơ quan.