Điều 12. Vận chuyển, giao nhận, gửi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước
1. Vận chuyển, giao nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước
a) Vận chuyển tài liệu, vật mang bí mật nhà nước
- Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước khi vận chuyển phải được đựng trong bao bì chắc chắn bằng loại vật liệu phù hợp; khi cần thiết phải niêm phong theo quy định; có phương tiện vận chuyển đảm bảo an toàn trong mọi tình huống; nếu xét thấy cần thiết thì bố trí lực lượng bảo vệ việc vận chuyển;
- Tin, tài liệu có nội dung bí mật nhà nước khi truyền đi bằng phương tiện viễn thông, mạng máy tính và phương tiện thủ công khác phải mã hóa theo quy định của Nhà nước và của ngành mình.
b) Giao nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước
Mọi trường hợp giao, nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân đều phải vào “Sổ chuyển giao văn bản mật” theo mẫu quy định tại Phụ lục V của Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan (sau đây gọi tắt là Thông tư số 07/2012/TT-BNV), có ký nhận giữa bên giao và bên nhận, có kiểm tra, đối chiếu nhằm phát hiện những sai sót, mất mát để xử lý kịp thời;
c) Việc vận chuyển, giao nhận tin, tài liệu, vật mang bí mật nhà nước do bộ phận giao liên, cán bộ văn thư của cơ quan trực tiếp thực hiện. Nếu vận chuyển, giao nhận theo đường bưu điện phải thực hiện theo quy định riêng của ngành Bưu điện.
2. Gửi tin, tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đi
a) Vào sổ: Tin, tài liệu, vật mang bí mật nhà nước trước khi gửi đi phải được đăng ký vào sổ riêng là “Sổ đăng ký văn bản mật đi” theo mẫu quy định tại Phụ lục VII của Thông tư số 07/2012/TT-BNV để theo dõi, quản lý và phải ghi đầy đủ thông tin vào các cột mục trong sổ. Đối với tin, tài liệu, vật mang bí mật nhà nước thuộc độ “Tuyệt mật” thì cột trích yếu chỉ được ghi khi người ký duyệt văn bản đồng ý;
b) Làm bì: Tin, tài liệu, vật mang bí mật nhà nước khi gửi đi phải làm bì riêng. Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được, keo dán phải dính, khó bóc;
- Tin, tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ “Mật”, “Tối mật” gửi bằng một lớp phong bì. Ngoài bì đóng dấu ký hiệu chữ “C” đối với tài liệu có độ “Mật”, đóng dấu ký hiệu chữ “B” đối với tài liệu có độ “Tối mật”;
- Tin, tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ “Tuyệt mật” gửi bằng hai lớp phong bì: Bì trong ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu “Tuyệt mật” (Nếu là tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”). Bì ngoài ghi như gửi tài liệu thường, đóng dấu ký hiệu chữ “A”.
3. Nhận tin, tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đến
a) Tất cả tin, tài liệu, vật mang bí mật nhà nước được gửi đến từ mọi nguồn đều phải chuyển cho bộ phận văn thư cơ quan đăng ký vào sổ riêng là “Sổ đăng ký văn bản mật đến” theo mẫu quy định tại Phụ lục II của Thông tư số 07/2012/TT-BNV để theo dõi, quản lý và phải ghi đầy đủ thông tin vào các cột mục trong sổ trước khi chuyển cho người có trách nhiệm giải quyết. Sau khi có ý kiến giải quyết đối với tin, tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đến, người có trách nhiệm giải quyết phải chuyển trở lại cho văn thư đăng ký bổ sung thông tin vào “Sổ đăng ký văn bản mật đến” và vào “Sổ chuyển giao văn bản mật đến” để theo dõi và tiếp tục chuyển cho cá nhân, đơn vị có liên quan thực hiện;
b) Nếu tin, tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến mà phong bì có đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”, thì văn thư vào sổ theo ký hiệu ngòai bì và chuyển ngay cho người có tên trên phong bì. Nếu người có tên trên phong bì đi vắng và trên phong bì có thêm dấu “hỏa tốc” hoặc “xem liền” thì văn thư chuyển cho lãnh đơn vị giải quyết, tuyệt đối không được bóc bì;
c) Trường hợp tin, tài liệu, vật mang bí mật nhà nước được gửi đến mà nơi gửi không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì văn thư chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm và có biện pháp khắc phục. Nếu phát hiện phong bì đựng tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở hoặc tài liệu bị tráo đổi, mất, hư hỏng, thì người nhận phải báo cáo ngay với Thủ trưởng cơ quan để có biện pháp xử lý kịp thời.
4. Tin, tài liệu, vật mang bí mật nhà nước có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư hoặc người phát tài liệu phải có trách nhiệm thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng thời hạn ghi trên văn bản. Khi nhận cũng như khi trả phải kiểm tra nội dung, đối chiếu số trang, số tờ nhằm bảo đảm không bị thất lạc, tráo đổi.
Người nhận tin, tài liệu, vật mang bí mật nhà nước có trách nhiệm trả lại “Tài liệu thu hồi” đúng thời gian quy định. Trường hợp không trả lại tài liệu hoặc làm mất, lộ lọt thì tùy theo tính chất, hậu quả của hành vi vi phạm gây ra sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.