Điều 9. Hồ sơ, tài liệu được thu thập, bảo quản trong kho lưu trữ các cơ quan là những tài liệu có ý nghĩa và giá trị đối với nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài của mỗi cơ quan và của xã hội.
Các cơ quan phải thường xuyên xác định giá trị tài liệu nhằm:
1. Xác định thời hạn bảo quản cho toàn bộ hồ sơ, tài liệu của cơ quan theo 3 mức độ sau:
- Hồ sơ, tài liệu có giá trị khoa học, lịch sử được bảo quản vĩnh viễn;
- Hồ sơ, tài liệu có giá trị thực tiễn trong một thời gian dài (trên 5 năm) được bảo quản lâu dài tại kho lưu trữ cơ quan;
- Hồ sơ, tài liệu chỉ có giá trị thực tiễn trong một khoảng thời gian ngắn (dưới 5 năm) được bảo quản tạm thời tại kho lưu trữ cơ quan.
2. Loại ra những hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, hết giá trị không cần lưu giữ tiếp để tiêu huỷ.
Việc xác định giá trị và thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu của các cơ quan phải thực hiện theo đúng quy trình nghiệp vụ lưu trữ, các văn bản hướng dẫn của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của mỗi cơ quan do lưu trữ cơ quan nghiên cứu, biên soạn trình thủ trưởng ban hành sau khi có ý kiến thoả thuận nhất trí bằng văn bản của lưu trữ cấp trên trực tiếp.