Điều 13. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan phải được tập trung bảo quản an toàn tại kho lưu trữ cơ quan và sắp xếp trên giá/tủ một cách khoa học để thuận tiện cho việc quản lý và khai thác, sử dụng. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã và Trưởng phòng hành chính các Sở, Ban, Ngành thuộc tỉnh có nhiệm vụ tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan mình chỉ đạo thực hiện đúng các quy định sau:
1. Bố trí kho tàng bảo đảm thông số kỹ thuật của kho lưu trữ theo hướng của Cục Lưu trữ Nhà nước.
2. Trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
3. Thiết lập và duy trì chế độ bảo quản như độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng phù hợp; chế độ vệ sinh kho tàng; tài liệu thường xuyên.
4. Thực hiện các biện pháp phòng gian bảo mật; phòng chống hoả hoạn, lũ lụt, côn trùng, nấm mốc và các tác nhân gây hại khác đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.