Điều 19. Để việc khai thác sử dụng được thuận tiện và tài liệu lưu trữ đưa ra phục vụ phải được quản lý chặt chẻ, lưu trữ cơ quan có trách nhiệm:
- Biên soạn bản chế độ/quy định khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan và nội quy phòng đọc trình thủ trưởng cơ quan ban hành. Các văn bản này phải được niêm yết công khai tại lưu trữ các cơ quan.
- Lập các công cụ để quản lý người sử dụng, hồ sơ, tài liệu đưa ra phục vụ như sổ đăng ký đọc giả , sổ xuất nhập tài liệu và thực hiện chế độ báo cáo định kỳ về tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Chuẩn bị và cung cấp các mẫu biểu cần thiết cho người sử dụng như mẫu phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu, mẫu phiếu yêu cầu sao chụp tài liệu (Quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước).
- Hướng dẫn, giám sát người sử dụng trong quá trình khai thác, sử dụng tài liệu và quản lý hồ sơ, tài liệu đưa ra phục vụ.