Điều 4. Hàng năm, lưu trữ các cơ quan có nhiệm vụ tổ chức thu thập những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân vào kho lưu trữ của cơ quan, cụ thể là:
- Xây dựng kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;
- Phối hợp cùng các đơn vị, cá nhân xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần thu vào lưu trữ;
- Hướng dẫn, hổ trợ các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp;
- Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ tài liệu;
- Tổ chức tiếp nhận và làm các thủ tục giao nhận hồ sơ tài liệu.
Thủ tục giao nhận và mẩu biên bản giao nhận thực hiện theo quy định hiện hành của Cục Lưu trữ Nhà nước.