Điều 5. Hồ sơ, tài liệu về những công việc đã giải quyết xong trong năm được giữ lại tại đơn vị, cá nhân trong thời gian nhiều nhất là một năm nữa để tiếp tục theo dõi công việc và hoàn chỉnh hồ sơ.
Hết thời hạn trên, những hồ sơ, tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị khoa học, lịch sử phải được phân loại, sắp xếp, thống kê và chuyển giao cho lưu trữ cơ quan tập trung quản lý. Mục lục hồ sơ, tài liệu của các đơn vị phải giao nộp cho lưu trữ do lưu trữ cơ quan phối hợp cùng các đơn vị lập, trình Thủ trưởng cơ quan duyệt.
Trong trường hợp các đơn vị, cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu thì phải có văn bản thông báo cho lưu trữ biết, nhưng thời hạn giữ lại củng không được quá 1 năm nữa.
Mọi công chức, viên chức các cơ quan trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.