Điều 7. Đối với các cơ quan tổ chức và cán bộ tiếp công dân các cấp:
1. Cán bộ tiếp công dân kiểm tra chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tùy thân khác; xem kỹ đơn và các tài liệu có liên quan, rà soát tiến trình giải quyết, ghi vào sổ tiếp công dân: họ tên, ngày, tháng, năm sinh, giới tính, số giấy chứng minh nhân dân, ngày và nơi cấp hoặc giấy tờ tùy thân khác, địa chỉ liên lạc, tóm tắt nội dung vụ việc và nơi phát sinh;
2. Trường hợp người tranh chấp, khiếu nại đến trình bày trực tiếp việc tranh chấp, khiếu nại thì cán bộ tiếp công dân có trách nhiệm hướng dẫn họ viết đơn hoặc ghi lại ý kiến trình bày của đương sự (có chữ ký) và phải đúng thẩm quyền để giải quyết theo quy định.
a) Cán bộ tiếp công dân kiểm tra đơn và các tài liệu có liên quan kèm theo Đơn phải có chữ ký của đương sự ghi rõ ngày, tháng ký, số chứng minh nhân dân, ngày và nơi cấp:
- Nếu người tranh chấp, khiếu nại cung cấp đầy đủ các tài liệu nêu trên thì cán bộ tiếp công dân viết biên nhận nhận đơn; trình lãnh đạo để xử lý;
- Nếu người tranh chấp, khiếu nại chưa cung cấp đầy đủ các tài liệu nêu trên thì yêu cầu đương sự bổ sung đầy đủ, sau đó mới tiếp nhận đơn và tài liệu kèm theo. Việc yêu cầu đương sự bổ sung tài liệu chỉ thực hiện một lần;
- Mọi tài liệu, chứng cứ quan trọng cán bộ tiếp công dân hoặc cán bộ thụ lý phải đối chiếu với bản gốc và chỉ nhận bản phô tô có công chứng hoặc xác nhận sao y của cơ quan chức năng.
b) Trường hợp tiếp nhiều người khiếu nại:
Nếu đơn khiếu nại có chữ ký của nhiều người thì cán bộ tiếp công dân hướng dẫn người khiếu nại viết thành đơn riêng để thực hiện việc khiếu nại.
c) Trường hợp người gửi đơn tranh chấp, khiếu nại không đúng thẩm quyền hoặc không đủ điều kiện thụ lý thì cán bộ tiếp công dân có quyền từ chối nhận đơn và hướng dẫn đương sự gửi đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Khi tiếp công dân, nếu thấy vụ việc đó thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp dưới mà cố tình trì hoãn, để quá hạn luật định thì đề xuất với lãnh đạo có biện pháp xử lý (kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở hoặc áp dụng biện pháp xử lý đối với cán bộ, công chức).
3. Đối với công dân đến nơi tiếp công dân của các cấp, các ngành để biết tiến độ giải quyết hồ sơ, cán bộ tiếp công dân rà soát tiến độ và trả lời ngay;
4. Trong trường hợp khiếu nại quyết định hành chính, hành vi hành chính,
không được giải quyết hoặc đã được giải quyết lần đầu nhưng đương sự không đồng ý thì có quyền khiếu nại cơ quan hành chính cấp trên hoặc khởi kiện ở tòa án;
5. Đối với trường hợp đơn gửi qua đường bưu điện thì cán bộ tiếp công dân phải tiếp nhận, phân loại và xử lý như trên nhưng việc hướng dẫn cho đương sự bằng văn bản, đồng thời trả lời cho tổ chức, cá nhân (nếu đơn do các tổ chức, cá nhân chuyển đến). Trường hợp không đúng thẩm quyền thì chuyển trả cho nơi chuyển đến.