Điều 19. Xác minh, báo cáo, đề xuất giải quyết khiếu nại
1. Trách nhiệm của cán bộ thụ lý:
Cán bộ thụ lý có trách nhiệm nghiên cứu nội dung đơn, quyết định hành chính hoặc hành vi hành chính bị khiếu nại, lập kế hoạch xác minh, thu thập chứng cứ:
a) Thời hạn xác minh, báo cáo, đề xuất, kèm theo dự thảo quyết định giải quyết khiếu nại không quá 40 ngày; vùng sâu, vùng xa đi lại khó khăn không quá 55 ngày kể từ ngày thụ lý. Trường hợp cần đo, vẽ, trưng cầu giám định thì thời gian thực hiện công việc này không quá 10 ngày và thời gian chờ kết quả giám định không tính vào thời hạn giải quyết;
b) Tổ chức, cá nhân có liên quan không cung cấp hoặc thực hiện không nghiêm túc việc cung cấp hồ sơ thì cán bộ thụ lý phải báo cáo cho Thủ trưởng trực tiếp biết để có biện pháp xử lý, nếu do hành vi đó dẫn đến vi phạm thời hạn giải quyết khiếu nại thì phải chịu mọi hậu quả do hành vi mình gây nên;
c) Tập hợp hồ sơ trước khi trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã:
- Đơn khiếu nại hoặc biên bản ghi lời trình bày;
- Văn bản trả lời, hoặc biên bản làm việc với người ban hành quyết định hành chính, người có hành vi hành chính bị khiếu nại (thể hiện đầy đủ những chi tiết ghi trong đơn);
- Biên bản thẩm tra, xác minh, kết luận, kết quả giám định, biên bản gặp gỡ đối thoại;
- Quyết định hành chính, chứng cứ chứng minh hành vi hành chính bị khiếu nại;
- Các tài liệu khác có liên quan.
d) Đối với người khiếu nại có nghĩa vụ cung cấp thông tin tài liệu và những bằng chứng về nội dung khiếu nại cho cơ quan giải quyết, nếu trường hợp cung cấp không đầy đủ, cơ quan thụ lý có văn bản yêu cầu hai lần mà đương sự không cung cấp (sau 10 ngày) thì sẽ dừng thụ lý vụ khiếu nại đó và thông báo bằng văn bản cho đương sự biết.
2. Hồ sơ giải quyết khiếu nại phải được đánh số trang theo thứ tự thời gian, tài liệu và được lưu giữ theo quy định pháp luật. Trong trường hợp tiếp tục khiếu nại lên cấp trên hoặc khởi kiện vụ án hành chính tại toà án thì hồ sơ đó phải được chuyển cho cơ quan chức năng hoặc tòa án (hồ sơ gốc).
3. Cán bộ thụ lý báo cáo, kết luận, kiến nghị giải quyết (kèm theo dự thảo quyết định), tờ trình của Chánh Thanh tra chuyển Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp xem xét quyết định, Văn phòng Ủy ban nhân dân để trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân ký ban hành quyết định giải quyết trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày nhận được tờ trình của Chánh Thanh tra.
4. Trường hợp đương sự khởi kiện vụ án hành chính tại Toà án nhân dân thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã trực tiếp hoặc ủy quyền cho Thủ trưởng cơ quan tham mưu, cán bộ thụ lý tham dự phiên tòa.