Điều 21. Trình tự tiếp nhận đơn và thụ lý giải quyết đơn khiếu nại:
1. Cán bộ được phân công nhận đơn khiếu nại nếu thuộc thẩm quyền phải tiếp nhận và viết biên nhận cho đương sự, kể cả đơn do Bưu điện chuyển đến đều phải thực hiện theo Điều 18 của Quy trình này;
2. Xác minh, báo cáo, đề xuất giải quyết khiếu nại:
a) Cán bộ thụ lý nghiên cứu nội dung đơn; quyết định hành chính, hành vi hành chính, quyết định bị khiếu nại; các chứng cứ do người khiếu nại, người bị khiếu nại và người có liên quan cung cấp, lập kế hoạch tiến hành xác minh và báo cáo, đề xuất.
Hồ sơ khiếu nại gồm những tài liệu sau:
- Đơn khiếu nại hoặc văn bản ghi lời khiếu nại;
- Quyết định hành chính hoặc chứng cứ về hành vi hành chính bị khiếu nại, quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu;
- Các tài liệu do người khiếu nại cung cấp có liên quan tới nội dung khiếu nại, nếu là biên lai đóng thuế đất thì phải chứng minh vị trí và diện tích đất; nếu Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn xác nhận người khiếu nại có đăng ký đất theo quy định thì phải kèm theo bản phô tô tài liệu đã đăng ký;
- Biên bản làm việc với người khiếu nại, người bị khiếu nại, người có liên quan (có xác nhận của Thủ trưởng cơ quan và đóng dấu giáp lai);
- Biên bản xác minh hiện trạng có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi xác minh;
- Các tài liệu khác có giá trị chứng minh;
- Biên bản đối thoại, khi cần thiết thì tổ chức đối thoại lần 2 các bên có liên quan (có các thành viên tham dự ký tên và đóng dấu của cơ quan người chủ trì);
- Báo cáo đề xuất gồm các nội dung chính sau: Chi tiết nội dung vụ việc khiếu nại trên cơ sở hồ sơ tài liệu đã xác minh thu thập được trong quá trình thụ lý; cách giải quyết đã qua của các cơ quan chức năng (có viện dẫn các điều luật để áp dụng giải quyết). Phân tích đánh giá, đề xuất giải quyết tới của cán bộ thụ lý;
- Biên bản làm việc với người ra quyết định giải quyết lần đầu.
b) Chánh Thanh tra tỉnh trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét quyết định (qua Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh kèm theo dự thảo quyết định giải quyết khiếu nại):
- Thời hạn giải quyết khiếu nại lần đầu không quá 25 ngày, đối với vụ việc phức tạp không quá 35 ngày kể từ ngày thụ lý. Đối với những vụ việc ở vùng sâu, vùng xa, có nhiều tình tiết phức tạp cũng không quá 50 ngày kể từ ngày thụ lý;
- Thời hạn giải quyết và chuyển hồ sơ giải quyết lần hai không quá 30 ngày, đối với vụ việc phức tạp không quá 50 ngày kể từ ngày thụ lý. Đối với những vụ việc ở vùng sâu, vùng xa, có nhiều tình tiết phức tạp cũng không quá 60 ngày kể từ ngày thụ lý;
- Trường hợp phức tạp cần phải tiến hành đo, vẽ, lập thủ tục trưng cầu giám định thì thời gian thực hiện công việc này là 20 ngày, thời gian chờ kết quả giám định không tính vào thời gian thụ lý.
c) Hồ sơ khiếu nại được đánh bút lục, liệt kê danh mục hồ sơ đưa vào lưu trữ, theo dõi, tổng hợp báo cáo theo quy định, thông báo cho đương sự biết tiến độ giải quyết khi đương sự có yêu cầu.
d) Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tiếp nhận, rà soát, trình ký ban hành quyết định giải quyết khiếu nại trong thời 07 ngày (kể từ ngày nhận được tờ trình và dự thảo quyết định của Chánh Thanh tra tỉnh).
đ) Trường hợp đương sự khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án nhân dân thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh trực tiếp hoặc ủy quyền cho thủ trưởng cơ quan tham mưu, cán bộ thụ lý tham dự phiên tòa.