Điều 7. Quản lý hộ chiếu ngoại giao (HCNG), hộ chiếu công vụ (HCCV)
a) Các Sở, Ban ngành cấp tỉnh, UBND các huyện, thành phố và thị xã có trách nhiệm quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ của cán bộ, công chức của đơn vị mình, lập sổ theo dõi việc giao, nhận hộ chiếu và đảm bảo an toàn cho hộ chiếu khi được lưu giữ tại cơ quan, không để thất lạc, ẩm ướt, hư hại không sử dụng được. Báo cáo UBND tỉnh bằng văn bản (qua Sở Ngoại vụ) để thông báo cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) và Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an về việc hộ chiếu do đơn vị mình quản lý khi bị mất, bị hỏng.
b) Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, địa phương giao cho một Phòng, Ban chuyên môn của mình làm đầu mối lưu giữ và bảo quản hộ chiếu; chỉ bàn giao hộ chiếu cho cán bộ, công chức khi có quyết định của cấp có thẩm quyền cử đi công tác nước ngoài. Việc bàn giao phải có ký nhận; tuyệt đối không được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ để đi nước ngoài với mục đích cá nhân.
c) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhập cảnh Việt Nam sau khi kết thúc chuyến công tác ở nước ngoài, yêu cầu cán bộ, công chức nộp lại hộ chiếu cho cơ quan, trừ trường hợp có lý do chính đáng do Thủ trưởng cơ quan quyết định. Người được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cố tình không bàn giao cho cơ quan quản lý hộ chiếu theo quy định sau khi nhập cảnh về nước và có hành vi sử dụng hộ chiếu sai quy định thì tùy theo tính chất và mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Cơ quan quản lý hộ chiếu có trách nhiệm báo cáo UBND tỉnh (qua Sở Ngoại vụ) để xử lý vi phạm đối với việc sử dụng và quản lý hộ chiếu không đúng theo quy định.
d) Trong trường hợp chuyển hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu mới khi người được cấp hộ chiếu được điều chuyển công tác, các cơ quan quản lý hộ chiếu thông báo cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao để hủy giá trị hộ chiếu của những người không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, bao gồm cả những người đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết hoặc mất tích.