Điều 12. Tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại địa phương
1. Việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại địa phương được thực hiện theo Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg ngày 30 tháng 11 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ quy định về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.
a) Sở Ngoại vụ là cơ quan đầu mối, giúp UBND tỉnh thống nhất quản lý đối với hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Quảng Trị.
b) UBND tỉnh ủy quyền Giám đốc Sở Ngoại vụ xem xét, quyết định việc tổ chức các Hội nghị, Hội thảo quốc tế nằm trong các chương trình, dự án đã được phê duyệt thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch UBND tỉnh.
c) Đối với các Hội nghị, Hội thảo quốc tế đột xuất, các cơ quan, đơn vị gửi hồ sơ liên quan qua Sở Ngoại vụ để tham mưu UBND tỉnh xem xét, quyết định việc tổ chức và thực hiện báo cáo UBND tỉnh sau khi kết thúc hoạt động.
d) Hàng năm trước ngày 20 tháng 11, Sở Ngoại vụ tổng hợp tình hình tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh và tham mưu UBND tỉnh báo cáo Bộ Ngoại giao.
2. Trình tự, thủ tục cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
a) Thủ tục: Cơ quan, đơn vị có nhu cầu tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế gửi tờ trình kèm theo đề án hoặc kế hoạch tổ chức đến Sở Ngoại vụ, trong đó cần nêu rõ:
- Lý do, danh nghĩa tổ chức, mục đích của hội nghị, hội thảo;
- Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có);
- Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp hội nghị, hội thảo trực tuyến);
- Nội dung, chương trình làm việc và các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo;
- Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có);
- Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài;
- Nguồn kinh phí;
- Ý kiến của các cơ quan, địa phương liên quan (nếu có).
b) Trình tự:
- Sở Ngoại vụ tiếp nhận, xem xét hồ sơ đề nghị tổ chức hội nghị, hội thảo do các cơ quan, đơn vị trong tỉnh gửi đến. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Ngoại vụ lập tờ trình trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định;
- Khi được UBND tỉnh đồng ý, cơ quan tổ chức hội thảo phải tiến hành hội nghị, hội thảo theo đúng chương trình, đề án đã được UBND tỉnh phê duyệt và gửi báo cáo tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo cho UBND tỉnh (thông qua Sở Ngoại vụ) trong phạm vi 15 ngày kể từ khi kết thúc hội nghị, hội thảo.