Điều 6. Sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước
1. Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Tuyệt mật gồm:
a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;
b) Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh (cho phép sao, chụp đối với tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước thuộc các lĩnh vực công tác, đơn vị, địa bàn được phân công phụ trách).
2. Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Tối mật gồm:
a) Những người quy định tại khoản 1 Điều này;
b) Người đứng đầu các sở, cơ quan tương đương sở, Ban Quản lý và đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh.
3. Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Mật gồm:
a) Những người quy định tại khoản 2 Điều này;
b) Người đứng đầu các đơn vị cấp phòng và tương đương thuộc cơ quan, tổ chức quy định tại điểm b khoản 2 Điều này.
4. Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều này quyết định việc ủy quyền cho cấp phó thực hiện thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước.
Việc ủy quyền cho phép sao chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện bằng văn bản (thể hiện trong quy chế làm việc, văn bản ủy quyền, phân công công tác hoặc nội quy bảo vệ bí mật nhà nước của cơ quan, tổ chức), trong đó xác định rõ phạm vi, nội dung, thời hạn ủy quyền. Cấp phó được ủy quyền chịu trách nhiệm về quyết định cho phép sao, chụp của mình trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trước pháp luật và không được ủy quyền tiếp cho người khác.
5. Chỉ được tiến hành sao chụp từ tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước có giá trị pháp lý (bản gốc, bản chính, bản sao y, bản trích sao được thực hiện đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, thể thức, kỹ thuật quy định).
6. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện như sau:
a) Sau khi được người có thẩm quyền quy định tại các khoản 1, 2, 3 và khoản 4 (trong trường hợp được ủy quyền) Điều này cho phép, người được giao nhiệm vụ tiến hành việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước;
b) Bản sao tài liệu bí mật nhà nước phải đóng dấu "Bản sao số" ở trang đầu và dấu "Bản sao bí mật nhà nước" ở trang cuối của tài liệu, trong đó phải thể hiện số thứ tự bản sao, hình thức sao y bản chính hoặc sao lục, thời gian, số lượng, nơi nhận, thẩm quyền sao, chữ ký, họ tên của người có thẩm quyền và con dấu của cơ quan, tổ chức (nếu có). Bản sao không phải đóng thêm dấu chỉ độ mật bằng mực màu đỏ;
Trường hợp sao thành nhiều bản có thể thực hiện nhân bản từ bản sao đầu tiên đã có chữ ký của người có thẩm quyền, đóng dấu "Bản sao số", "Bản sao bí mật nhà nước", ghi hình thức sao, thời gian, số lượng, nơi nhận bản sao. Sau đó đóng dấu của cơ quan, tổ chức trên các bản sao. Đối với cơ quan, tổ chức không có con dấu riêng thì người có thẩm quyền ký trực tiếp tại mẫu dấu "Bản sao bí mật nhà nước";
Trường hợp sao thành nhiều bản có thể thực hiện nhân bản từ bản sao đầu tiên đã có chữ ký của người có thẩm quyền, đã đóng dấu "Bản sao số", "Bản sao bí mật nhà nước", ghi đầy đủ nội dung hình thức sao, thời gian, số lượng, nơi nhận bản sao. Sau đó photocopy đủ số lượng đã được duyệt ký, đóng dấu tròn của cơ quan, tổ chức bằng mực màu đỏ trên các bản sao. Đối với cơ quan, tổ chức không có con dấu riêng thì người có thẩm quyền ký trực tiếp tại dấu "Bản sao bí mật nhà nước";
c) Bản trích sao tài liệu bí mật nhà nước phải thực hiện theo mẫu "Văn bản trích sao", trong đó thể hiện đầy đủ nội dung trích sao, thời gian, số lượng, nơi nhận, thẩm quyền cho phép sao và con dấu của cơ quan, tổ chức. Bản trích sao phải đóng dấu chỉ độ mật tương ứng với tài liệu trích sao;
d) Bản chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải có "Văn bản ghi nhận việc chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước", trong đó phải thể hiện tên, loại tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, độ mật, thời gian, số lượng, nơi nhận, người thực hiện chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, thẩm quyền cho phép chụp và con dấu của cơ quan, tổ chức (nếu có);
đ) Việc sao, chụp phải ghi nhận vào "Sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước" để quản lý và theo dõi.
7. Tài liệu bí mật nhà nước được số hóa thành bản ảnh phải thực hiện việc chụp theo quy định tại điểm d khoản 6 Điều này. Bản ảnh tài liệu bí mật nhà nước khi in ra giấy phải thực hiện theo quy định về sao tài liệu bí mật nhà nước quy định tại Điều này.
8. Việc sao, chụp điện mật thực hiện theo quy định của pháp luật về cơ yếu.
9. Mẫu dấu "Bản sao số", "Bản sao bí mật nhà nước"; mẫu "Văn bản trích sao"; mẫu "Văn bản ghi nhận việc chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước"; mẫu "Sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước" thực hiện theo quy định tại Thông tư số 24/2020/TT-BCA.