Điều 12. Vận chuyển, giao, nhận tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước
1. Vận chuyển tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước:
Mọi trường hợp vận chuyển tài liệu, vật mang bí mật nhà nước khi vận chuyển phải có phương tiện mang, giữ đảm bảo tốt: cặp có khóa, hòm sắt... không được buộc sau xe hai bánh, không được giao cho người không có trách nhiệm giữ hộ, khi cần thiết phải niêm phong theo quy định, có phương tiện vận chuyển đảm bảo an toàn trong mọi tình huống, trường hợp xét thấy cần thiết phải bố trí người bảo vệ việc vận chuyển các tài liệu, vật đó.
2. Giao, nhận tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước:
Mọi trường hợp giao, nhận tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước giữa: người dự thảo, văn thư, giao thông viên, người có trách nhiệm giải quyết, người lưu giữ, bảo quản... đều phải kiểm tra, đối chiếu, vào sổ, có ký nhận giữa bên giao và bên nhận.
a) Gửi tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước:
Việc gửi tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước phải thực hiện theo các quy định sau:
- Vào sổ: trước khi gửi tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước phải vào sổ “Tài liệu đi” để theo dõi. Sổ “Tài liệu đi” phải ghi đầy đủ các mục số thứ tự; ngày, tháng, năm; nơi nhận; trích yếu nội dung; độ “Mật”, độ khẩn; người ký; ghi chú. Trường hợp gửi tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước độ “tuyệt mật” thì cột trích yếu nội dung chỉ được ghi khi người có thẩm quyền đồng ý. Tài liệu gửi đi phải cho vào bì dán kín và chuyển đến văn thư để làm bì ngoài gửi đi (xem Phụ lục I);
- Làm bì: tài liệu mang bí mật Nhà nước gửi đi phải làm bì riêng. Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được, hồ dán phải dính, khó bóc:
+ Tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước độ “Mật”, ngoài bì đóng dấu chữ (con dấu chữ “C” in hoa, nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5cm);
+ Tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước độ “Tối mật” ngoài bì đóng dấu chữ (con dấu chữ “B” in hoa, nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5cm);
+ Tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước độ “Tuyệt mật” gửi bằng hai bì:
• Bì trong: ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu “Tuyệt mật”. Nếu là tài liệu, vật gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”;
• Bì ngoài: ghi như gửi tài liệu thường, đóng dấu ký hiệu chữ (con dấu chữ “A” in hoa, nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5cm).
b) Nhận tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước:
- Mọi tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước gửi đến từ các nguồn đều phải qua văn thư vào sổ “Tài liệu mật đến” để theo dõi và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. (Mẫu “Sổ công văn mật đến”, xem Phụ lục II);
- Trường hợp tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước gửi đến mà bì trong có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc” văn thư vào sổ, ghi số ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì. Nếu người có tên nhận đi vắng thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, văn thư không được bóc bì;
- Trường hợp thấy tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước gửi đến mà nơi gửi không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết; đồng thời, thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm. Nếu phát hiện tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ, lọt bí mật Nhà nước hoặc tài liệu, vật bị tráo đổi, mất, hư hỏng... thì người nhận phải báo cáo ngay với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời.
Mọi trường hợp giao nhận tài liệu mật giữa các khâu (người dự thảo, đánh máy, in, văn thư chuyển, người có trách nhiệm giải quyết, lưu trữ ...) phải vào sổ có ký nhận giữa bên giao và bên nhận tại phòng làm việc theo quy định của thủ trưởng đơn vị.