Điều 13. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý đoàn ra và đón đoàn vào
1. Chủ động lập kế hoạch đoàn ra, đoàn vào hàng năm, nguồn kinh phí gửi Sở Ngoại vụ vào tháng 9 hàng năm để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.
2. Xét chọn và đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định và chịu trách nhiệm về nhân sự do mình cử đi nước ngoài. Chuẩn bị nội dung, chương trình, dự kiến nhân sự, kinh phí trình cấp có thẩm quyền quyết định đối với đoàn do đơn vị tổ chức.
3. Thông báo cho Sở Ngoại vụ và Công an tỉnh danh sách đoàn vào, chương trình, nội dung, thời gian, địa điểm làm việc của đoàn. Chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục đăng ký tạm trú, đi lại, quản lý đoàn, bố trí cán bộ đi cùng đoàn trong thời gian hoạt động tại tỉnh, đảm bảo yêu cầu đối ngoại, bí mật quốc gia. Trong quá trình tiếp đón và làm việc, nếu có vấn đề phức tạp nảy sinh phải kịp thời thông báo cho Sở Ngoại vụ và Công an tỉnh biết để phối hợp xử lý.
4. Trường hợp khách hoạt động ngoài chương trình, cần phải xin ý kiến của cơ quan có thẩm quyền và chỉ được thực hiện khi cơ quan có thẩm quyền đã đồng ý, đồng thời thông báo cho Công an tỉnh, các ban ngành liên quan, các huyện, thành phố, các đơn vị để quản lý và phối hợp thực hiện. Đối với những đoàn đột xuất, thời gian làm việc ngắn (một buổi hoặc vài giờ) mà cơ quan đón không kịp báo cáo chương trình làm việc trước, khi đoàn đến phải thông báo trực tiếp ngay cho Sở Ngoại vụ và Công an tỉnh biết để phối hợp.
5. Ngoài ra, theo sự phân công của Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân tỉnh, các đơn vị với chức năng của mình tham gia triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch cử các đoàn ra và đón tiếp các đoàn vào.
6. Sau khi kết thúc chuyến công tác ở nước ngoài hoặc làm việc với đoàn khách nước ngoài, trong thời gian 5 ngày làm việc, trưởng đoàn đi công tác nước ngoài hoặc cá nhân (nếu đi riêng lẻ), thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có khách đến thăm và làm việc báo cáo kết quả làm việc cho Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Ngoại vụ và Công an tỉnh.