Điều 8. Trình tự quản lý văn bản đến
1. Toàn bộ văn bản gửi đến Bộ hoặc các đơn vị thuộc Bộ bằng bất cứ hình thức nào (đường bưu điện, Fax, Telex, Email, do Lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên nhận) đều được tiếp nhận và làm thủ tục đăng ký văn bản đến tại Văn thư Bộ. Trong trường hợp gấp, các bản Fax, Telex hoặc Email được xử lý như văn bản đến để bảo đảm thời gian, nhưng sau đó phải có bản chính văn bản để bảo đảm tính pháp lý.
2. Văn thư Bộ có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu nơi gửi, nơi nhận, số, ký hiệu của văn bản ghi trên bì với sổ giao nhận rồi mới ký nhận và bóc bì tất cả văn bản đến (trừ trường hợp văn bản mật thực hiện theo khoản 7 của Điều này); trường hợp các bì gửi đích danh tổ chức, cá nhân hoặc ghi rõ “chỉ người có tên trên bì thư mới được bóc”, “gửi tận tay người nhận” thì đăng ký theo dõi và chuyển đúng tên người nhận trên bì hoặc chuyển thư ký Lãnh đạo Bộ (đối với các bì gửi đích danh Lãnh đạo Bộ).
3. Văn bản đến sau khi hoàn tất thủ tục tiếp nhận và đăng ký phải được kịp thời trình người có thẩm quyền hoặc chuyển tới đơn vị có chức năng xử lý. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình, chuyển giao ngay sau khi nhận được.
4. Việc trình, chuyển giao văn bản phải đảm bảo nhanh chóng, đúng đối tượng, chính xác và giữ gìn bí mật nội dung.
5. Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, Phòng Tổng hợp - Thư ký thuộc Văn phòng Bộ nhập nội dung chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ vào cơ sở dữ liệu văn bản và chuyển lại Văn thư Bộ để gửi theo địa chỉ đã được Lãnh đạo Bộ có ý kiến. Các văn bản gấp cần phải được chuyển ngay đến người có thẩm quyền xử lý để bảo đảm đúng thời hạn ghi trong văn bản.
6. Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo, người bóc bì phải giữ lại bì và đính kèm đơn, thư trình người có thẩm quyền giải quyết. Thanh tra Bộ, các đơn vị thuộc Bộ tổ chức theo dõi, cập nhật và quản lý đơn thư khiếu nại, tố cáo được giao xử lý hoặc trực tiếp tiếp nhận để xử lý theo thẩm quyền.
7. Đối với bì văn bản mật, lãnh đạo Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ bóc (trừ bì văn bản Mật có dấu “chỉ người có tên mới được bóc bì”) và trực tiếp đăng ký vào sổ văn bản mật. Sau khi vào sổ, văn bản mật phải được chuyển người có thẩm quyền giải quyết. Việc quản lý văn bản mật thực hiện theo quy định của Pháp luật và Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của ngành Tài chính.
8. Trường hợp văn bản gấp có hẹn giờ đến, gửi đến cơ quan ngoài giờ hành chính thì bộ phận thường trực Phòng Bảo vệ, Vụ Kế hoạch-Tài chính ghi lại số văn bản trên bì, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay Lãnh đạo Văn phòng Bộ đối với các bì thư gửi Lãnh đạo Bộ của các Bộ, cơ quan Trung ương, Tỉnh uỷ, Thành uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh; báo cáo lãnh đạo Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ đối với các bì thư khác để có ý kiến xử lý. Các văn bản khác gửi đến cơ quan ngoài giờ hành chính, nhân viên thường trực Phòng Bảo vệ thuộc Vụ Kế hoạch - Tài chính có trách nhiệm tiếp nhận và bảo quản để bàn giao cho Phòng Hành chính-Văn phòng Bộ vào đầu giờ làm việc của ngày làm việc hôm sau.
9. Quy trình xử lý văn bản (hoặc giải quyết công việc được Lãnh đạo Bộ giao) của các đơn vị thuộc Bộ thực hiện theo đúng trình tự và thời gian quy định tại Quy chế làm việc của Bộ Tài chính.
10. Sao văn bản có ba hình thức: Sao y bản chính, trích sao và sao lục (trừ văn bản có cấp độ mật A, B, C thực hiện theo quy định riêng của Nhà nước). Lãnh đạo Bộ quyết định sao các văn bản của Đảng, Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và các văn bản của các cơ quan cao hơn cấp Bộ; Lãnh đạo Văn phòng quyết định sao các văn bản của các Bộ, cơ quan Trung ương và văn bản của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Trưởng phòng Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ quyết định sao các văn bản còn lại. Thể thức bản sao văn bản được quy định tại Phụ lục IV kèm theo quy chế này.
11. Những văn bản có ý kiến ghi bên lề hoặc trong phiếu trình chỉ sử dụng trong cơ quan, không sao chép, chuyển phát ra ngoài cơ quan Bộ. Trường hợp những ý kiến ghi bên lề này cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác hay phát biểu chính thức với cơ quan, cá nhân ngoài cơ quan Bộ phải được thể chế bằng văn bản hành chính theo quyết định của người ghi ý kiến.