Điều 11. Quản lý và lưu văn bản — Quyết định 1313/QĐ-BTC

1. Tất cả cán bộ, công chức viên chức Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm quản lý, giữ gìn văn bản, tài liệu và lập hồ sơ các công việc được giao, những đợt nghỉ dài ngày phải niêm phong tủ đựng tài liệu và phòng làm việc.

2. Không cung cấp cho cơ quan, cá nhân không có trách nhiệm những thông tin, tài liệu, hồ sơ công việc đã và đang xử lý và các văn bản của Lãnh đạo Bộ, lãnh đạo các đơn vị. Hồ sơ giao chuyên viên quản lý có trách nhiệm bảo quản và được quyền khai thác phục vụ công tác theo quy định.

3. Tất cả các văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân gửi trực tiếp Lãnh đạo Bộ và có ý kiến của Lãnh đạo Bộ đều phải được chuyển ngay cho văn thư Bộ để làm thủ tục đăng ký, vào sổ; tuyệt đối không được chuyển lại nơi gửi hoặc để thất lạc.

4. Cán bộ, công chức, viên chức không được tự ý mang tài liệu ra khỏi trụ sở cơ quan; không được tuỳ tiện chuyển cho tổ chức, cá nhân khác khi chuyển công tác hoặc nghỉ chế độ, mà phải làm thủ tục bàn giao trả đơn vị hoặc giao nộp vào Lưu trữ Bộ theo quy định tại Quy chế về công tác lưu trữ của Bộ Tài chính ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-BTC ngày 10 tháng 01 năm 2005 của Bộ Tài chính.

5. Mỗi văn bản đi phải lưu 03 bản: Tất cả các văn bản do cơ quan Bộ ban hành phải lưu bản gốc tại văn thư Bộ, đơn vị soạn thảo văn bản lưu 02 bản gồm: 01 bản lưu tại Văn thư đơn vị dùng làm tài liệu tham khảo chung cho đơn vị, 01 bản đính kèm hồ sơ công việc để nộp lưu trữ theo quy định. Văn bản ban hành phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.