Điều 12. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm chỉ đạo và hướng dẫn về công tác lập hồ sơ, quyết định các biện pháp triển khai việc thực hiện, kiểm tra, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật về công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ thuộc phạm vi quản lý theo quy định.
2. Chánh Văn phòng Bộ, Chánh Văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm tại các đơn vị thuộc Bộ, có nhiệm vụ:
a) Tham mưu giúp Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các đơn vị thuộc Bộ, trong phạm vi quản lý của đơn vị;
b) Tổ chức triển khai công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của Bộ, đơn vị;
c) Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về công tác lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan Bộ, của đơn vị theo quy định.
3. Trách nhiệm của cán bộ văn thư, lưu trữ và cán bộ quản lý chuyên môn của Bộ và các đơn vị thuộc Bộ:
a) Trách nhiệm của cán bộ văn thư, lưu trữ
- Cán bộ văn thư, lưu trữ thuộc các đơn vị có trách nhiệm:
+ Tham mưu giúp Thủ trưởng đơn vị các vấn đề trong công tác lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ.
+ Phối hợp với cán bộ chuyên môn trong đơn vị thực hiện việc lập hồ sơ, danh mục hồ sơ, quản lý hồ sơ và lập mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
- Cán bộ văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ có trách nhiệm:
+ Hướng dẫn cán bộ công chức các đơn vị thuộc Bộ về phương pháp lập hồ sơ, danh mục hồ sơ và lập mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
+ Thực hiện việc kiểm tra và tham mưu giúp Chánh Văn phòng Bộ trong việc đánh giá công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ của cán bộ, công chức trong cơ quan Bộ.
+ Tổ chức thu thập hồ sơ đến hạn giao nộp của các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ hiện hành theo quy định của Nhà nước và của Bộ Tài chính. Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu cần kiểm tra, đối chiếu danh mục hồ sơ và mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp để bổ sung những hồ sơ thiếu, ghi chuyển sang danh mục hồ sơ dự kiến của năm sau những hồ sơ công việc chưa giải quyết xong và lập biên bản giao nhận tài liệu giữa các bên.
b) Trách nhiệm của cán bộ quản lý chuyên môn
- Trực tiếp lập hồ sơ về các công việc được giao phụ trách hoặc theo dõi giải quyết theo đúng quy định của Nhà nước và của Bộ Tài chính;
- Trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm về việc khai thác các thông tin trong hồ sơ khi chưa giao nộp vào lưu trữ;
- Định kỳ giao nộp các hồ sơ công việc đã giải quyết xong vào lưu trữ theo quy định tại Quy chế về công tác lưu trữ của Bộ. Trước khi giao nộp phải hoàn chỉnh hồ sơ, thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp.