Điều 10. Trình tự quản lý văn bản đi
1. Kiểm tra văn bản trước khi ban hành: Trưởng phòng Hành chính (hoặc người được Trưởng phòng phân công) có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng Bộ kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản trước Lãnh đạo Bộ và trước pháp luật; khi phát hiện văn bản sai về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành hoặc nội dung phải trả lại đơn vị soạn thảo ngay để bổ sung hoàn thiện hoặc có văn bản đính chính nếu văn bản đã được phát hành.
Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.
Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản hành chính của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.
Văn thư Bộ chỉ cấp số văn bản và vào sổ đăng ký số, đóng dấu vào văn bản có chữ ký trực tiếp của cấp có thẩm quyền. Việc quản lý và sử dụng con dấu thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
2. Phát hành văn bản: Tất cả văn bản đi của cơ quan Bộ đều tập trung vào một đầu mối là văn thư cơ quan Bộ để làm thủ tục phát hành. Văn bản đi phải chuyển ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc hôm sau; những văn bản gấp phải chuyển ngay sau khi đóng dấu và bảo đảm thời hạn đến người nhận, nơi nhận theo yêu cầu. Sau khi phát hành văn bản đi, Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ có trách nhiệm nhập các thông tin cần thiết và quét văn bản lưu để tạo lập cơ sở dữ liệu.
3. Đối với văn bản trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ khi đóng dấu và lưu hành văn bản, các đơn vị đồng thời gửi file điện tử văn bản về Phòng Hành chính - Văn phòng Bộ để gửi Văn phòng Chính phủ theo yêu cầu của Văn phòng Chính phủ và hướng dẫn tại văn bản số 17058/BTC-VP ngày 14/12/2011 của Bộ Tài chính.
4. Đối với văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản cần được thông báo rộng rãi đến các tổ chức, cá nhân có liên quan; ngay sau khi văn bản được phát hành, đơn vị chủ trì soạn thảo có trách nhiệm gửi phần mềm văn bản đến Phòng Hành chính để gửi Cục Tin học và Thống kê tài chính đăng tải trên Trang thông tin điện tử của Bộ và Cổng thông tin điện tử Bộ Tài chính, gửi đăng Công báo (Trừ văn bản có độ mật thì thực hiện theo quy định của Pháp luật và Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của ngành Tài chính).
5. Nghiêm cấm việc lưu hành văn bản đi đã có chữ ký và số văn bản nhưng chưa đóng dấu.
6. Số văn bản đi được đánh liên tục theo thứ tự từ số 01 cho văn bản đầu tiên của ngày làm việc đầu tiên của năm và kết thúc bằng số của văn bản cuối cùng của ngày làm việc cuối cùng của năm đó. Tuỳ theo số lượng văn bản đi hàng năm của cơ quan Bộ và của từng đơn vị để lập các loại sổ đăng ký văn bản đi khác nhau như: sổ đăng ký công văn, sổ đăng ký quyết định cá biệt, sổ đăng ký thông tư... để việc quản lý văn bản đi của cơ quan Bộ và của từng đơn vị được thuận tiện và hiệu quả.
7. Đối với văn bản gửi đi các nước, các tổ chức quốc tế hoặc tổ chức, cá nhân người nước ngoài tại Việt Nam, kể cả tài liệu FAX, Telex, Email, phải được sự đồng ý của Lãnh đạo Bộ hoặc Lãnh đạo các đơn vị thuộc Bộ. Đơn vị soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về nội dung và thể thức của văn bản. Tất cả các bản FAX phải lưu tại nơi quản lý máy FAX. Trường hợp gửi Telex, Email thì in ra để Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Văn phòng Bộ hoặc Lãnh đạo đơn vị duyệt trước khi gửi.
8. Thủ tục gửi văn bản bằng máy FAX tại phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ được quy định như sau:
a) Văn bản do Lãnh đạo Bộ yêu cầu fax, phải có ý kiến của Lãnh đạo Bộ hoặc Lãnh đạo Văn phòng Bộ; văn bản do thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ yêu cầu fax phải có chữ ký tắt của Lãnh đạo đơn vị và ý kiến của Lãnh đạo Văn phòng.
b) Việc quản lý các đơn vị có máy FAX riêng được thực hiện tại Quyết định số 2494/QĐ-BTC ngày 20 tháng 7 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.