Điều 7. Nộp hồ sơ dự thầu - tổ chức đóng thầu - thời hạn có hiệu lực của hồ sơ dự thầu:
1. Thời hạn có hiệu lực của hồ sơ dự thầu:
Thời hạn có hiệu lực của hồ sơ dự thầu được tính từ thời điểm hết hạn nộp thầu (thời điểm tổ chức đóng thầu) đến thời điểm công bố kết quả trúng thầu. Trường hợp phải kéo dài thời hạn có hiệu lực của hồ sơ dự thầu thì bên mời thầu phải thông báo cụ thể cho các nhà thầu tham gia dự thầu. Nếu nhà thầu không chấp nhận vẫn được hoàn trả tiền bảo lãnh dự thầu.
2. Nộp hồ sơ dự thầu:
- Hồ sơ dự thầu phải được niêm phong và nộp cùng với bảo lãnh dự thầu (có thể nộp trực tiếp hoặc gửi qua Bưu điện) theo địa chỉ và thời gian quy định của hồ sơ mời thầu. Trên túi hồ sơ ghi rõ: Bản gốc, bản sao, tên gói thầu, tên dự án, tên nhà thầu, tên và địa chỉ bên mời thầu và phải ghi rõ không được mở ra trước ngày và giờ mở thầu.
- Bên mời thầu không chịu trách nhiệm đối với những trường hợp không tuân thủ quy định trên.
- Nhà thầu có thể sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu đã nộp với điều kiện có văn bản thông báo sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu và bên mời thầu phải nhận được trước thời hạn nộp thầu cuối cùng được quy định trong hồ sơ mời thầu. Văn bản xin rút hồ sơ dự thầu có thể gửi trực tiếp, bằng Telex, Fax, hoặc thư bảo đảm.
3. Tổ chức đóng thầu:
Ngay sau thời điểm hết hạn nộp thầu đã qui định trong hồ sơ mời thầu, bên mời thầu tổ chức đóng thầu.
Các bước tổ chức niêm phong thầu:
- Thông báo thành phần đại biểu mời tham gia dự để chứng kiến (trường hợp vắng mặt phải nói rõ lý do).
* Đại diện từng nhà thầu;
* Đại diện cơ quan chủ quan chủ đầu tư;
* Đại diện cơ quan quản lý Nhà nước;
* Bên mời thầu.
- Thông báo số lượng và tên các nhà thầu có hồ sơ dự thầu và bảo lãnh dự thầu hợp lệ đã nộp đúng hạn.
- Các hồ sơ và bảo lãnh dự thầu dự thầu hợp lệ của từng nhà thầu được cho vào chung một túi (tủy thuộc lượng hồ sơ nhiều hay ít) do bên mời thầu chuẩn bị.
- Bên mời thầu và các nhà thầu làm thủ tục niêm phong túi đựng hồ sơ dự thầu, hình thức niêm phong do bên mời thầu qui định.
- Túi hồ sơ chỉ được phép mở khi tổ chức mở thầu trước sự chứng kiến của đại diện các nhà thầu dự thầu sau khi đã kiểm tra niêm phong;
- Các nội dung trên được lập thành biên bản và thông qua các thành viên dự họp và ký xác nhận khi kết thúc.