Điều 7. Trình tự, thủ tục thực hiện chính sách hỗ trợ thành lập và hoạt động của thư viện ngoài công lập
1. Tổ chức, cá nhân thành lập, quản lý, vận hành thư viện ngoài công lập gửi văn bản đăng ký đề nghị hỗ trợ đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có thư viện; đối với thư viện trên không gian mạng thì gửi đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi tổ chức, cá nhân đặt trụ sở hoặc đăng ký hoạt động. Văn bản đăng ký hỗ trợ, nêu rõ tên thư viện, địa điểm địa điểm tại các xã loại II, III theo Quyết định phân loại hành chính cấp xã của UBND Thành phố; Bảng kê tài liệu hiện có, danh mục tài liệu đề nghị bổ sung; bảng kê trang thiết bị hiện có và danh mục trang thiết bị đề nghị hỗ trợ;
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận, Ủy ban nhân dân cấp xã đưa vào danh sách theo dõi, kiểm tra điều kiện thực hiện chính sách. Sau 12 tháng kể từ ngày đăng ký, tổ chức, cá nhân lập hồ sơ đề nghị hỗ trợ gửi Ủy ban nhân dân cấp xã. Kinh phí hỗ trợ 01 lần/năm.
2. Thành phần hồ sơ gồm:
a) Quyết định thành lập thư viện hoặc văn bản, tài liệu pháp lý chứng minh thư viện được thành lập.
b) Báo cáo kết quả hoạt động 12 tháng trở về trước, tính từ thời điềm đăng ký đề nghị hỗ trợ. Trong đó xác định được lịch mở cửa phục vụ cộng đồng tối thiểu 30 giờ/tuần.
c) Hợp đồng thuê mặt bằng còn hiệu lực, chứng từ thanh toán tiền thuê, tài liệu xác định diện tích sử dụng cho thư viện đối với nội dung đề nghị hỗ trợ tiền thuê mặt bằng;
3. Quy trình thực hiện:
a) Ủy ban nhân dân cấp xã kiểm tra thành phần hồ sơ, đối chiếu kết quả theo dõi, kiểm tra các điều kiện theo Nghị quyết số 31/2026/NQ-HĐND.
b) Trường hợp đủ điều kiện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ban hành quyết định hỗ trợ, hình thức hỗ trợ, mức hỗ trợ theo Nghị quyết số 31/2026/NQ-HĐND; trường hợp không đủ điều kiện, thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do;
c) Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày có văn bản quyết định, Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện các nội dung hỗ trợ theo quy định.