Điều 10. Trình tự, thủ tục thực hiện chính sách hỗ trợ hệ thống thư viện cấp xã, phòng đọc thôn, tổ dân phố
1. Đơn vị quản lý thư viện cấp xã, Ban Chủ nhiệm hoặc người được giao quản lý phòng đọc thôn, tổ dân phố gửi văn bản đăng ký đề nghị hỗ trợ đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có thư viện, phòng đọc. Văn bản đề nghị hỗ trợ của đơn vị quản lý thư viện hoặc Ban Chủ nhiệm/người được giao quản lý phòng đọc, nêu rõ hiện trạng, nội dung hỗ trợ, kinh phí đề nghị hỗ trợ; Danh mục tài liệu, trang thiết bị đề nghị hỗ trợ; dự toán mua sắm, báo giá hoặc căn cứ xây dựng dự toán; tài liệu chứng minh nhu cầu bổ sung, thay thế;
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận, Ủy ban nhân dân cấp xã đưa vào danh sách theo dõi, kiểm tra điều kiện thực hiện chính sách. Sau 12 tháng kể từ ngày đăng ký, đơn vị quản lý thư viện, Ban Chủ nhiệm hoặc người được giao quản lý phòng đọc lập hồ sơ đề nghị hỗ trợ gửi Ủy ban nhân dân cấp xã. Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Ủy ban nhân dân cấp xã hoàn thành rà soát, thẩm định, quyết định hỗ trợ hoặc thông báo không đủ điều kiện hỗ trợ, nêu rõ lý do. Kinh phí hỗ trợ 01 lần/năm.
2. Thành phần hồ sơ gồm:
a) Quyết định thành lập thư viện cấp xã, phòng đọc thôn, tổ dân phố hoặc văn bản giao nhiệm vụ quản lý, vận hành của Ủy ban nhân dân cấp xã;
b) Biên bản rà soát hiện trạng do bộ phận chuyên môn về văn hóa của Ủy ban nhân dân cấp xã lập, có xác nhận của đại diện thư viện/phòng đọc và thôn, tổ dân phố; biên bản phải thể hiện rõ địa điểm, diện tích, thời gian mở cửa, số lượng tài liệu hiện có, trang thiết bị hiện có, tình trạng hoạt động, số lượt phục vụ nếu có;
c) Báo cáo kết quả hoạt động 12 tháng trở về trước, tính từ thời điềm đăng ký đề nghị hỗ trợ. Trong đó xác định được lịch mở cửa phục vụ cộng đồng tối thiểu 40 giờ/tuần.
3. Quy trình thực hiện:
a) Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức rà soát thực tế, xác định đối tượng đủ điều kiện, nội dung hỗ trợ, mức hỗ trợ theo Nghị quyết số 31/2026/NQ-HĐND và khả năng cân đối ngân sách;
b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã quyết định phê duyệt danh sách, nội dung, mức hỗ trợ; giao bộ phận chuyên môn tổ chức mua sắm, bổ sung tài liệu, trang thiết bị theo quy định về ngân sách, đấu thầu, mua sắm và quản lý tài sản;
c) Sau khi mua sắm, Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức nghiệm thu, bàn giao, ghi sổ, quản lý, sử dụng; công khai danh mục hỗ trợ tại thư viện, phòng đọc.
4. Ủy ban nhân dân cấp xã chịu trách nhiệm về tính chính xác của danh sách, hiện trạng, nội dung hỗ trợ; không hỗ trợ đối với thư viện, phòng đọc không hoạt động, không có địa điểm phục vụ cộng đồng hoặc không quản lý được tài sản, tài liệu sau hỗ trợ.