Điều 12. Trình tự, thủ tục thực hiện chính sách hỗ trợ Ban Chủ nhiệm Nhà văn hóa - Khu thể thao thôn; Nhà văn hóa, điểm sinh hoạt cộng đồng tổ dân phố
4. Thôn, Tổ dân phố gửi hồ sơ đề nghị hỗ trợ tới Ủy ban nhân dân cấp xã. Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Ủy ban nhân dân cấp xã hoàn thành rà soát, quyết định hỗ trợ hoặc thông báo không đủ điều kiện hỗ trợ, nêu rõ lý do. Kinh phí hỗ trợ 01 lần/năm theo số tháng thực tế.
5. Thành phần hồ sơ gồm:
a) Văn bản đề nghị hỗ trợ của Ban Chủ nhiệm hoặc thôn, tổ dân phố, nêu rõ tên nhà văn hóa, danh sách thành viên, nhiệm vụ được phân công, thời gian đề nghị hỗ trợ;
b) Quyết định công nhận, kiện toàn Ban Chủ nhiệm nhà văn hóa của Ủy ban nhân dân cấp xã; danh sách thành viên có họ tên, chức danh, nhiệm vụ, số căn cước công dân, số tài khoản nhận kinh phí nếu không dùng tiền mặt;
c) Quy chế hoạt động, phân công nhiệm vụ của Ban Chủ nhiệm; lịch trực, lịch mở cửa, kế hoạch tổ chức hoạt động tại nhà văn hóa;
d) Báo cáo kết quả hoạt động 12 tháng trở về trước, tính từ thời điềm đăng ký đề nghị hỗ trợ.
đ) Bảng xác nhận kết quả thực hiện nhiệm vụ hằng tháng hoặc hằng quý của từng thành viên Ban Chủ nhiệm do Trưởng Ban Chủ nhiệm lập, Trưởng thôn/Tổ trưởng tổ dân phố xác nhận và bộ phận chuyên môn về văn hóa của Ủy ban nhân dân cấp xã kiểm tra, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phê duyệt.
6. Quy trình thực hiện:
a) Ủy ban nhân dân cấp xã kiểm tra hồ sơ, đối chiếu điều kiện nhà văn hóa, điểm sinh hoạt cộng đồng và điều kiện hoạt động của Ban Chủ nhiệm;
b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phê duyệt danh sách Ban Chủ nhiệm, số lượng thành viên, mức hỗ trợ, thời gian hỗ trợ và phương thức hỗ trợ;
c) Việc hỗ trợ thực hiện trên cơ sở danh sách được phê duyệt, bảng xác nhận kết quả thực hiện nhiệm vụ và chứng từ thanh toán hợp pháp;
d) Trường hợp thay đổi thành viên Ban Chủ nhiệm, thôn, tổ dân phố hoặc Ban Chủ nhiệm phải báo cáo Ủy ban nhân dân cấp xã trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày có thay đổi để điều chỉnh danh sách hỗ trợ;