Điều 12. Quy định về trao đổi thông tin với người sử dụng trong quá trình thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4
Dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 phải bảo đảm theo quy định tại Điều 9 Thông tư số 32/2017/TT-BTTTT, có các chức năng tối thiểu để trao đổi thông tin giữa cơ quan nhà nước với người sử dụng trong quá trình xử lý hồ sơ như sau:
1. Chức năng cho phép người sử dụng theo dõi quá trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ. Trong đó, người sử dụng kiểm tra được tình trạng hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, chưa đầy đủ, chưa hợp lệ, hồ sơ đang ở bộ phận xử lý nào, được xử lý đến giai đoạn nào trong quy trình xử lý.
2. Chức năng thông báo tự động cho người sử dụng biết tình trạng xử lý hồ sơ của cơ quan nhà nước.
a) Việc thông báo tối thiểu ở các bước:
Tiếp nhận hồ sơ: Thông báo ngay sau khi hồ sơ được gửi thành công đến cho cơ quan. Nội dung thông báo cần nêu rõ cơ quan đã nhận được hồ sơ, dự kiến thời gian kiểm tra, xử lý hồ sơ;
Kiểm tra hồ sơ: Thông báo ngay sau khi hồ sơ được cơ quan kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ. Nội dung thông báo: nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ nêu rõ thời gian dự kiến trả kết quả; nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ nêu rõ lý do chưa đầy đủ, chưa hợp lệ và thông báo rõ các nội dung, yêu cầu người sử dụng cần bổ sung hoặc chỉnh sửa;
Trả kết quả: Thông báo ngay sau khi xử lý xong hồ sơ. Nội dung thông báo: nêu rõ kết quả xử lý, thời gian trả kết quả, cách thức nhận kết quả. Đối với hồ sơ không giải quyết thông báo rõ không giải quyết hồ sơ và lý do không giải quyết.
b) Hình thức thông báo:
Phải thông báo trên Cổng thông tin điện tử cung cấp dịch vụ công trực tuyến khi người sử dụng đăng nhập vào dịch vụ.
Thông báo qua thư điện tử, tin nhắn trên điện thoại di động, qua các dịch vụ trao đổi thông tin trên mạng, qua các phương thức điện tử khác.