Điều 19. Quy trình in và phân phối đề thi.
Danh sách những người tham gia làm đề thi được giữ bí mật cho đến khi kết thúc các buổi thi.
Nơi làm đề thi phải an toàn, kín đáo, biệt lập, xa hàng rào và được bảo vệ nghiêm mật suốt thời gian làm để thi: Các cửa sổ phải được niêm phong kỹ. Có đầy đủ các phương tiện bảo mật, phòng cháy, chữa cháy. Người làm việc trong khu vực có phù hiệu riêng và chỉ hoạt động trong phạm vi cho phép.
Trước khi thi, mỗi môn thi phải có ít nhất 3 đề thi kèm theo đáp án. Chủ tịch Hội đồng tuyển sinh sau đại học hoặc Trưởng ban đề thi tự mã hoá các đề thi đó theo ký hiệu I, II, III… hoặc A, B, C…, làm phiếu thăm theo ký hiệu đã mã hóa, cho rút thăm một phiếu để chọn đề thi chính thức các đề còn lại làm đề dự bị. Đáp án chỉ được mở khi tiến hành chấm thi.
Tất cả mọi người tham gia làm đề thi từ khi tiếp xúc với đề thi đều phải hoàn toàn cách ly với môi trường bên ngoài và chỉ được giải phóng khỏi nơi làm đề thi khi đề thi đã mở tại phòng thi được 120 phút. Riêng Trưởng môn thi phải thường trực tại Hội đồng tuyển sinh sau đại học trong suốt thời gian thí sinh làm bài thi của môn thi do mình phụ trách để giải đáp và xử lý các vấn đề liên quan đến đề thi.
Việc đánh máy, in, đóng gói, bảo quản, phân phối, sử dụng đề thi được tiến hành dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng Ban Đề thi.
1. Đánh máy và in đề thi:
- Trưởng môn thi trực tiếp đánh máy hoặc trực tiếp kiểm tra đề sau khi người khác đánh máy. Trưởng Ban Đề thi chỉ định những cán bộ có nghiệp vụ chuyên môn và tinh thần trách nhiệm cao đánh máy đề thi và in đề thi.
- Trước khi đánh máy hoặc in đề, phải thu dọn mọi giấy tờ, tài liệu cũ ở khu vực đánh máy và in đề.
- Đề thi phải được đánh máy, ghi rõ gồm mấy trang và in rõ ràng, chính xác, sạch, đẹp, đúng quy cách, đúng số bản in đã ấn định, không thừa, thiếu, không dùng giấy tờ in hỏng của các đề thi khác. Các giấy tờ đánh máy hoặc in hỏng và bản gốc đề thi phải nộp cho Trưởng Ban Đề thi quản lý không được cho vào sọt rác. Không đổ rác trong thời gian làm đề.
- Trong quá trình in, sao, chụp, Trưởng môn thi phải kiểm tra số lượng, chất lượng bản in, loại bỏ tờ in mờ, in hỏng, xấu, bẩn, rách hay tờ trắng. Khi phải in đề thi ở cả hai mặt giấy, phải in đúng đầu đuôi và kiểm tra mặt sau, đề phòng in sót.
- Đánh máy hoặc in, sao chụp xong dứt điểm từng đề. Chỉ tiếp tục đánh máy hoặc in đề khác sau khi đã kiểm tra khu vực đánh máy và in, thu dọn và giao cho Trưởng Ban Đề thi mọi giấy tờ liên quan đến đề vừa làm trước đó.
- Tuyệt đối không được mở đáp án đề thi trước khi thi.
- Trưởng môn thi và Trưởng Ban Đề thi nhất thiết phải kiểm tra kỹ bản đánh máy rồi cả hai người cùng ký duyệt (vào đề hoặc biên bản) trước khi in đề.
2. Đóng gói đề thi:
- Uỷ viên thường trực Ban Đề thi phải nắm vững số lượng thí sinh của từng môn thi, từng chuyên ngành, từng phòng thi để phân phối đề thi, ghi tên địa điểm thi, phòng thi và số lượng đề thi vào từng phong bì, sau đó giao cho người phụ trách đóng gói, hoặc tự mình trực tiếp cho đề thi vào từng phong bì.
- Người đóng gói đề thi phải làm đúng quy cách thủ tục, bảo đảm đúng số lượng đề thi, đúng môn thi ghi ở phong bì đề thi, đủ số lượng đề thi cho từng điểm thi, từng phòng thi, không có tờ trắng, tờ hỏng.
- Phong bì đề thi được dán chặt, không bong mép, có đủ nhãn và dấu niêm phong (nửa dấu in vào nhãn, nửa dấu in vào phong bì).
- Sau khi đóng gói xong từng đề thi, ủy viên thường trực Ban Đề thi kiểm tra đủ số lượng phong bì đã đóng gói và bàn giao cho Trưởng Ban Đề thi quản lý, kể cả các bản in thừa, in hỏng, xấu, rách, bẩn đã bị loại ra.
3. Bảo quản và phân phối đề thi:
- Đề thi phải bảo quản trong hòm, tủ, hay két sắt, có khóa chắc chắn, niêm phong kỹ và có người bảo quản thường xuyên. Chìa khóa hòm, tủ hay két sắt do Trưởng Ban Đề thi giữ.
- Lịch phân phối đề thi từng buổi cho các điểm thi, phòng thi do Trưởng Ban Đề thi quy định. Khi giao nhận đề thi phải có biên bản. Khi đưa đề thi đến các điểm thi phải có công an bảo vệ, nếu điểm thi ở xa phải đi bằng ô tô riêng.
4. Sử dụng đề thi chính thức và đề thi dự bị:
a) Đề thi chính thức chỉ được mở để sử dụng tại phòng thi đúng ngày, giờ và môn thi do Chủ tịch Hội đồng tuyển sinh sau đại học quy định cho kỳ thi và được dùng để đối chiếu, kiểm tra đề đã phát cho thí sinh.
b) Đề thi dự bị chỉ sử dụng trong trường hợp đề thi chính thức bị lộ, khi có đủ bằng chứng xác thực và có kết luận chính thức của Hội đồng tuyển sinh sau đại học.