Điều 6. Việc tiếp dân của cán bộ tiếp dân
1. Việc bố trí cán bộ tiếp dân: Lãnh đạo các đơn vị có văn bản phân công cán bộ phụ trách tiếp công dân và xử lý đơn KN, TC, tranh chấp.
2. Quy trình tiếp công dân:
Bước 1: Kiểm tra sơ bộ
- Khi người KN, TC, tranh chấp đến trình bày KN-TC, tranh chấp, CBTD-XLĐ yêu cầu người KN, TC, tranh chấp xuất trình giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tùy thân khác) để kiểm tra nhân thân, xuất trình đơn kèm tài liệu liên quan để xem xét kiểm tra nội dung vụ việc, rà soát tiến trình đã giải quyết trước đó.
- Trường hợp KN, TC đông người: khi có KN đông người, CBTD-XLĐ hướng dẫn từng người viết đơn KN theo quy định của pháp luật để giải quyết thành vụ việc riêng lẻ. Trường hợp nhiều người đến TC về cùng một nội dung thì yêu cầu họ cử đại diện trực tiếp trình bày nội dung sự việc.
- Trường hợp người KN, TC, tranh chấp đến trình bày trực tiếp việc KN, TC, tranh chấp mà không có đơn KN-TC: CBTD-XLĐ có trách nhiệm hướng dẫn người KN-TC viết thành đơn, nếu họ không đồng ý thì CBTD-XLĐ ghi lại ý kiến trình bày của họ vào Bản ghi lời KN, TC, tranh chấp và yêu cầu người KN, TC, tranh chấp ký tên hoặc điểm chỉ.
Bước 2: Nhận đơn, trả đơn hoặc hướng dẫn trên cơ sở kết quả kiểm tra ở bước 1
- Đối với người KN, TC, tranh chấp gửi đơn đúng thẩm quyền giải quyết của lãnh đạo đơn vị, CBTD-XLĐ kiểm tra đơn và các tài liệu kèm theo, nếu đầy đủ thì có trách nhiệm viết Biên nhận tiếp nhận đơn (biên nhận có chữ ký của CBTD và người KN, TC, tranh chấp). Trong trường hợp đơn KN, TC, tranh chấp không có đủ các nội dung theo quy định và người KN, TC, tranh chấp chưa cung cấp đủ tài liệu có liên quan thì CBTD-XLĐ có trách nhiệm yêu cầu người KN, TC, tranh chấp bổ sung đầy đủ (việc yêu cầu công dân bổ sung tài liệu chỉ thực hiện một lần), sau đó mới tiếp nhận đơn và tài liệu kèm theo.
- Đối với việc tố cáo hành vi vi phạm pháp luật của cơ quan, tổ chức, cá nhân gây thiệt hại hoặc đe dọa gây thiệt hại lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của công dân, cơ quan, tổ chức thì người tố cáo phải cung cấp đầy đủ tài liệu có căn cứ về hành vi vi phạm pháp luật nêu trên. Nếu người TC không có tài liệu chứng cứ nhưng trình bày vụ việc TC rõ ràng cụ thể, có cơ sở xác minh kiểm tra thì CBTD-XLĐ vẫn tiếp nhận đơn.
- Trường hợp người gửi đơn KN, TC, tranh chấp không đúng thẩm quyền giải quyết của lãnh đạo đơn vị hoặc không đủ điều kiện thụ lý thì CBTD-XLĐ từ chối nhận đơn và hướng dẫn bằng văn bản (nếu người KN, TC, tranh chấp có yêu cầu) để người KN, TC, tranh chấp gửi đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết (việc hướng dẫn bằng văn bản chỉ thực hiện một lần). Trong trường hợp người KN, TC, tranh chấp gửi kèm các giấy tờ, tài liệu là bản gốc liên quan đến vụ việc KN, TC, tranh chấp thì cơ quan nhận được trả lại các giấy tờ tài liệu đó cho người KN, TC, tranh chấp.
Bước 3: Cập nhật Sổ theo dõi công tác tiếp dân của CBTD: Việc tiếp dân trình bày KN-TC, tranh chấp của CBTD-XLĐ phải được ghi vào Sổ theo dõi công tác tiếp dân của CBTD-XLĐ (theo mẫu Thanh tra quận đã hướng dẫn), Sổ này được lưu giữ tại nơi tiếp công dân.
- Trường hợp người KN-TC, tranh chấp đến nơi tiếp công dân để biết tiến độ giải quyết hồ sơ thì CBTD-XLĐ rà soát tiến độ và trả lời ngay cho công dân tại buổi tiếp công dân.