Điều 37. Xác minh, lập báo cáo đề xuất giải quyết tranh chấp
1. Cán bộ thụ lý hồ sơ tranh chấp thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường (hoặc Phòng Quản lý đô thị) có trách nhiệm nghiên cứu lập kế hoạch tiến hành xác minh, tổ chức đối thoại trực tiếp, báo cáo nội dung sự việc và kiến nghị biện pháp giải quyết.
2. Hồ sơ giải quyết tranh chấp gồm có:
- Đơn tranh chấp;
- Báo cáo đề xuất giải quyết tranh chấp của Phòng Tài nguyên và Môi trường (hoặc Phòng Quản lý đô thị) tham mưu, do cán bộ thụ lý lập và trình ký. Nội dung báo cáo đề xuất phải nêu rõ: nguồn gốc nhà, đất; hiện trạng sử dụng; nguyên nhân phát sinh tranh chấp; căn cứ pháp luật để giải quyết việc tranh chấp (viện dẫn nguyên văn điều luật), nhận xét và đề xuất của cơ quan tham mưu; dự thảo quyết định giải quyết tranh chấp với những nội dung gồm: căn cứ pháp lý, diễn biến vụ việc tranh chấp, kết quả xác minh, nhận định của đơn vị tham mưu;
- Các văn bản có liên quan của cơ quan hành chính Nhà nước, các cơ quan khác trong quá trình giải quyết tranh chấp (nếu có);
- Biên bản làm việc, biên bản đối thoại trực tiếp với người tranh chấp, người bị tranh chấp, người có quyền, lợi ích liên quan;
- Biên bản xác minh hiện trạng đất;
- Bản trích lục bản đồ giải thửa phần đất đang tranh chấp (phải có đầy đủ thông tin về số thửa, tờ bản đồ, kích thước, hình thể, diện tích, vị trí của khu đất) hoặc bản vẽ có đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền có ghi chú thể hiện rõ ranh giới, vị trí tờ -thửa bản đồ theo tài liệu cũ - tài liệu 299/TTg - tài liệu ĐCCQ và diện tích, hiện trạng sử dụng đối với phần đất đang tranh chấp; bản vẽ hiện trạng nhà.
- Các tài liệu khác có liên quan đến vụ việc có căn cứ làm cơ sở giải quyết vụ việc.
3. Hồ sơ giải quyết tranh chấp phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian, ghi số bút lục và lập bản kê chi tiết các tài liệu có trong hồ sơ. Các tài liệu cùng loại được sắp xếp theo nhóm và theo thứ tự thời gian.
4. Việc xác minh, lập báo cáo đề xuất, kèm dự thảo quyết định giải quyết tranh chấp chuyển đến Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận được thực hiện trong thời hạn 25 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý. Trường hợp cần phải tiến hành đo, vẽ, trưng cầu giám định thì thời gian thực hiện các công việc này không được quá 20 ngày làm việc.
5. Trong thời hạn 25 ngày thụ lý, giải quyết hồ sơ, nếu phát sinh các vấn đề như tình tiết phức tạp cần thêm thời gian xác minh, chờ phúc đáp xác minh của các cơ quan liên quan hoặc công dân, cơ quan, tổ chức cung cấp hồ sơ, tài liệu, giấy tờ hợp lệ chứng minh trễ hạn so với thời gian yêu cầu hoặc thời gian đo vẽ kéo dài… cán bộ thụ lý phải lập biên bản ghi nhận lý do việc trễ hạn và có báo cáo bằng văn bản trình Lãnh đạo Phòng ban đề xuất gia hạn thêm thời gian giải quyết. Trường hợp trong thời gian xác minh thu thập hồ sơ, Phòng ban đã có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân phường nơi có nhà, đất tranh chấp xác minh một số nội dung liên quan đến nhà đất tranh chấp nhưng Ủy ban nhân dân phường chưa có phúc đáp dù quá hạn hoặc Phòng ban đã có văn bản lần 2 yêu cầu khẩn trương xác minh tuy nhiên Ủy ban nhân dân phường vẫn chưa có phúc đáp... làm ảnh hưởng đến thời hạn giải quyết tranh chấp thì những trường hợp này, Phòng Tài nguyên và Môi trường hoặc Phòng Quản lý đô thị sẽ có văn bản báo cáo Thường trực Ủy ban nhân dân quận về việc chậm trễ của Ủy ban nhân dân phường để Thường trực Ủy ban nhân dân quận có ý kiến chỉ đạo và Ủy ban nhân dân phường sẽ chịu trách nhiệm về việc chậm trễ này.