Điều 39. Việc kết sổ theo dõi công tác tiếp dân, xử lý đơn, giải quyết đơn và hồi âm đơn
1. Lãnh đạo các đơn vị kết các sổ theo dõi công tác tiếp dân, xử lý đơn, giải quyết đơn và hồi âm đơn theo tháng và quý, cụ thể là: tháng 1, tháng 2, quý I, tháng 4, tháng 5, 06 tháng đầu năm, tháng 7, tháng 8, quý III, tháng 10, tháng 11 và năm.
2. Thể thức kết sổ:
Cán bộ quản lý sổ của đơn vị thực hiện kết sổ tháng 1, tháng 2, quý I, tháng 4, tháng 5, 06 tháng đầu năm, tháng 7, tháng 8, quý III, tháng 10, tháng 11 và năm. Tại phần kết sổ có ghi ngày tháng năm kết sổ, số liệu của kỳ, chữ ký - họ tên - chức vụ của cán bộ kết sổ, chữ ký - họ tên - chức vụ của lãnh đạo đơn vị, dấu đóng của đơn vị (nếu có).
3. Ngày kết sổ:
| BÁO CÁO | NGÀY KẾT SỔ | KỲ BÁO CÁO (BC) |
| Tháng 1 | 20/12 của năm trước | Số liệu BC được tính từ ngày 01/11 năm trước đến ngày 20/12 của năm trước |
| Tháng 2 | 20/01 của năm BC | Số liệu BC được tính từ ngày 21/12 của năm trước đến ngày 20/01 của năm BC |
| Quý I | 20/02 của năm BC | Số liệu BC được tính từ ngày 01/11 năm trước đến ngày 20/02 của năm BC |
| Tháng 4 | 20/3 của năm BC | Số liệu BC được tính từ ngày 21/02 đến ngày 20/3 của năm BC |
| Tháng 5 | 20/4 của năm BC | Số liệu BC được tính từ ngày 21/3 đến ngày 20/4 của năm BC |
| 06 tháng | 20/5 của năm BC | Số liệu được tính từ ngày 01/11 năm trước đến ngày 20/5 của năm BC |
| Tháng 7 | 20/6 của năm BC | Số liệu BC được tính từ ngày 21/5 đến ngày 20/6 của năm BC |
| Tháng 8 | 20/7 của năm BC | Số liệu BC được tính từ ngày 21/6 đến ngày 20/7 của năm BC |
| Quý III | 20/8 của năm BC | Số liệu BC được tính từ ngày 21/5 đến ngày 20/8 của năm BC |
| Tháng 10 | 20/9 của năm BC | Số liệu BC được tính từ ngày 21/8 đến ngày 20/9 của năm BC |
| Tháng 11 | 20/10 của năm BC | Số liệu BC được tính từ ngày 21/9 đến ngày 20/10 của năm BC |
| Năm | 31/10 của năm BC | Số liệu BC được tính từ ngày 01/11 năm trước đến ngày 31/10 của năm BC |