Điều 16. Trách nhiệm của cán bộ giải quyết đơn
1. Chuẩn bị giải quyết KN:
- Nghiên cứu sơ bộ vụ việc, bao gồm nghiên cứu qua hồ sơ, nghiên cứu qua đương sự và nghiên cứu tại địa bàn.
- Xây dựng Kế hoạch giải quyết vụ việc (nêu ra nội dung - văn bản pháp lý cần nghiên cứu bổ sung, vấn đề cần phải thẩm tra xác minh, gặp gỡ cá nhân - cơ quan nào để thu thập thông tin chứng cứ, tiến độ - thời gian thực hiện của từng việc cụ thể, dự kiến các vấn đề phát sinh trong quá trình giải quyết) trình lãnh đạo đơn vị phê duyệt để làm cơ sở thực hiện.
- Tập hợp và nghiên cứu tài liệu liên quan, bao gồm: tài liệu văn bản do đơn KN đề cập, tài liệu văn bản liên quan đến QĐHC, HVHC bị KN và các tài liệu văn bản nghiệp vụ hướng dẫn chỉ đạo giải quyết KN và các lĩnh vực có liên quan.
2. Thẩm tra, xác minh vụ việc:
- Làm việc với người KN, người bị KN, người có liên quan để khai thác thông tin.
- Kiểm tra, đối chiếu, xem xét cụ thể hồ sơ tài liệu, kiểm tra địa bàn, sự kiện; yêu cầu giám định, đo vẽ (nếu cần).
- Tổ chức đối thoại, đối chất để làm rõ nội dung KN và yêu cầu của các bên, làm rõ tính chính xác, đúng đắn của thông tin do các bên đã cung cấp.
- Đề nghị cơ quan có thẩm quyền xác nhận, cung cấp thông tin các nội dung liên quan.
- Phân tích, tổng hợp, so sánh, đánh giá thông tin, đối chiếu với quy định của văn bản pháp luật, chính sách của Nhà nước để xác định tính đúng sai của nội dung KN.
3. Sắp xếp hồ sơ và lập Báo cáo thẩm tra, xác minh:
- Sắp xếp hồ sơ: CBGQĐ sắp xếp hồ sơ theo thứ tự thời gian, ghi số bút lục và lập bản kê chi tiết các tài liệu có trong hồ sơ, các tài liệu cùng loại được sắp xếp theo nhóm và theo thứ tự thời gian (gồm 05 nhóm: nhóm 1: đơn KN và tài liệu đính kèm do người KN cung cấp, nhóm 2: tài liệu do CBGQĐ thu thập từ các nguồn khác, nhóm 3: các biên bản xác minh - đối thoại, đối chất, nhóm 4: các thư mời, phiếu báo, quyết định thụ lý, nhóm 5: báo cáo kết quả xác minh kèm dự thảo quyết định giải quyết KN).
- Lập báo cáo thẩm tra, xác minh trình lãnh đạo đơn vị kèm hồ sơ KN:
+ Báo cáo thẩm tra, xác minh bao gồm các nội dung sau: tóm tắt khái quát vụ việc KN, quá trình thụ lý giải quyết của các cấp thẩm quyền, quá trình thẩm tra xác minh, nhận xét, kiến nghị.