Điều 5. Cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ
1. Yêu cầu đối với cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ của ngân hàng:
a) Phù hợp với quy định tại Thông tư này và các quy định của pháp luật có liên quan;
b) Việc phân cấp thẩm quyền quyết định phải căn cứ mức độ tin cậy của cấp có thẩm quyền và năng lực của cá nhân, bộ phận thực hiện. Thẩm quyền quyết định phải được thể hiện bằng tiêu chí về quy mô, mức độ phức tạp của giao dịch, hạn mức rủi ro, các giới hạn, tiêu chí khác theo quy định nội bộ của ngân hàng;
c) Việc quy định chức năng, nhiệm vụ của cá nhân, bộ phận từ cấp thấp nhất đến cấp cao nhất trong tất cả các giao dịch, quy trình nghiệp vụ tại ngân hàng đảm bảo nguyên tắc:
(i) Thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng thành viên không tham gia xem xét, phê duyệt các quyết định có rủi ro thuộc chức năng, nhiệm vụ của Tổng giám đốc (Giám đốc). Trường hợp thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng thành viên đồng thời là Tổng giám đốc (Giám đốc), ngân hàng phải áp dụng biện pháp kiểm soát để bảo đảm không xảy ra xung đột lợi ích và vẫn duy trì sự giám sát độc lập;
(ii) Thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng thành viên không được đồng thời đảm nhiệm các chức danh, chức vụ khác tại ngân hàng thương mại đó, trừ trường hợp đảm nhiệm chức vụ Tổng Giám đốc (Giám đốc) quy định tại Luật Các tổ chức tín dụng, các chức danh, chức vụ tại Hội đồng xử lý rủi ro, các ủy ban do Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên thành lập;
(iii) Đối với khoản cấp tín dụng thuộc thẩm quyền thông qua, quyết định của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên theo quy định tại các Điều 70, 74, 79 Luật Các tổ chức tín dụng, ngân hàng thương mại phải thực hiện đầy đủ quy trình cấp tín dụng như đối với khoản cấp tín dụng không thuộc thẩm quyền nêu trên của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên và phải được Tổng giám đốc (Giám đốc) hoặc Phó Tổng giám đốc (Phó Giám đốc) được Tổng giám đốc (Giám đốc) ủy quyền đề xuất, trình Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên.
(iv) Phân tách rõ ràng chức năng và nhiệm vụ trong các giao dịch, quy trình nghiệp vụ nhằm ngăn ngừa, kiểm soát xung đột lợi ích; bảo đảm không có cá nhân nào chi phối toàn bộ một giao dịch hoặc quy trình nghiệp vụ; không giao đồng thời cho một cá nhân các nhiệm vụ có khả năng phát sinh xung đột lợi ích; có nguyên tắc kiểm soát trước, trong và sau khi thực hiện giao dịch, quy trình nghiệp vụ;
(v) Có các cá nhân độc lập trong cùng bộ phận hoặc bộ phận độc lập với bộ phận khác để kiểm tra định kỳ và đột xuất theo quy định nội bộ của ngân hàng;
(vi) Trường hợp việc thực hiện quy định tại điểm c(iv) và c(v) khoản này mà vẫn có nguy cơ xung đột lợi ích, xảy ra vi phạm quy định nội bộ, ngân hàng phải xác định nguyên nhân, có biện pháp để giảm thiểu tối đa rủi ro trong hoạt động và thực hiện theo dõi chặt chẽ, đánh giá độc lập với tần suất thường xuyên hơn;
d) Việc phân cấp trách nhiệm quản lý tài sản (bao gồm cả tài sản tài chính và tài sản hữu hình) phải được thực hiện rõ ràng đối với từng cá nhân, bộ phận dựa trên giá trị của tài sản hoặc các giới hạn cụ thể khác theo quy định trong chính sách nội bộ của ngân hàng. Phạm vi phân cấp bao gồm hoạt động giao nhận, bảo quản, vận chuyển, kiểm tra và kiểm kê tài sản;
đ) Chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp (trừ chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp đối với thành viên Ban kiểm soát, kiểm toán viên nội bộ) phải được Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên của ngân hàng thương mại, Tổng giám đốc (Giám đốc) chi nhánh ngân hàng nước ngoài ban hành đảm bảo nguyên tắc:
(i) Cán bộ, nhân viên ở các cấp thực hiện nhiệm vụ, thẩm quyền được giao một cách trung thực vì lợi ích của ngân hàng; không lợi dụng địa vị, chức vụ, sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh và tài sản của ngân hàng để thu lợi cá nhân hoặc làm tổn hại tới lợi ích của ngân hàng;
(ii) Các cá nhân, bộ phận có trách nhiệm báo cáo kịp thời với cấp có thẩm quyền khi phát hiện hành vi vi phạm quy định tại điểm đ(i) khoản này và các hành vi vi phạm quy định nội bộ, quy định của pháp luật;
e) Phải được đánh giá định kỳ theo quy định của ngân hàng và phải sửa đổi, bổ sung để đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật;
g) Quy định nội bộ về hoạt động kiểm soát của trụ sở chính đối với chi nhánh, đơn vị phụ thuộc tối thiểu có quy định về chức năng, nhiệm vụ, cơ chế báo cáo, tiền lương, khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển cán bộ và cơ chế khác đối với các cá nhân, bộ phận thực hiện hoạt động kiểm soát chi nhánh, đơn vị phụ thuộc;
h) Quy định nội bộ về hoạt động quản lý rủi ro theo quy định tại Điều 18 Thông tư này;
i) Quy định nội bộ về kiểm toán nội bộ theo quy định tại Điều 68 Thông tư này;
k) Quy định nội bộ về báo cáo nội bộ đảm bảo có các nội dung về: thời điểm lấy số liệu để lập báo cáo; thời điểm hoàn thành báo cáo; cá nhân, bộ phận lập, phê duyệt, nhận báo cáo; trách nhiệm xử lý đối với đề xuất, kiến nghị trong báo cáo (nếu có).
2. Thẩm quyền ban hành của ngân hàng thương mại:
a) Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên ban hành quy định về tổ chức, quản trị và hoạt động của ngân hàng thương mại, trừ các vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông, chủ sở hữu;
b) Ban kiểm soát ban hành quy định nội bộ của Ban kiểm soát;
c) Tổng giám đốc (Giám đốc) ban hành các quy chế, quy định nội bộ; quy trình, thủ tục tác nghiệp để vận hành hệ thống điều hành kinh doanh, hệ thống thông tin quản lý (sau đây gọi tắt là quy trình nội bộ), trừ các vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông, chủ sở hữu, Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Ban kiểm soát.
3. Thẩm quyền ban hành của chi nhánh ngân hàng nước ngoài: Tổng giám đốc (Giám đốc) ban hành quy chế, quy định nội bộ, quy trình nội bộ của chi nhánh ngân hàng nước ngoài theo quy định của ngân hàng mẹ hoặc sử dụng quy định nội bộ của ngân hàng mẹ ban hành.