Điều 8. Xử lý bộ chứng từ nhập, xuất Quỹ dự trữ phát hành và lập, xử lý biên bản khi phát hiện thừa, thiếu, lẫn loại tiền trong quá trình kiểm đếm
1. Xử lý bộ chứng từ nhập, xuất Quỹ dự trữ phát hành:
a) Bộ chứng từ nhập, xuất tiền thuộc Quỹ dự trữ phát hành để điều chuyển tiền giữa các kho tiền NHNN, được xử lý như sau:
- 01 bộ gửi Vụ Tài chính - Kế toán hoặc Phòng Kế toán - Thanh toán của NHNN chi nhánh để hạch toán;
- 01 bộ gửi Cục Phát hành và Kho quỹ hoặc Phòng Tiền tệ - Kho quỹ - Hành chính của NHNN chi nhánh để theo dõi;
- 01 bộ gửi kho tiền nhập;
- 01 bộ lưu tại kho tiền xuất.
Trường hợp nhập tiền, xuất tiền tại kho tiền II, bộ phận kế toán Chi cục Phát hành và Kho quỹ lập thêm 01 liên phiếu nhập kho/phiếu xuất kho và biên bản giao nhận tiền để vào sổ theo dõi và lưu trữ.
b) Bộ chứng từ nhập kho tiền mới in, đúc nhận từ đơn vị sản xuất (nhập kho tiền Trung ương), được xử lý như sau:
- 01 bộ gửi Vụ Tài chính - Kế toán để hạch toán;
- 01 bộ gửi Cục Phát hành và Kho quỹ để theo dõi;
- 01 bộ lưu tại kho tiền Trung ương để thủ kho ghi sổ quỹ;
Trường hợp nhập tiền tại kho tiền II, bộ phận kế toán Chi cục Phát hành và Kho quỹ lập thêm 01 bộ để vào sổ theo dõi và lưu trữ.
- 01 bộ làm thủ tục thanh toán với đơn vị sản xuất/với nhà máy in, đúc tiền.
2. Lập và xử lý biên bản khi phát hiện thừa, thiếu, lẫn loại tiền trong quá trình kiểm đếm:
a) Lập và xử lý biên bản thừa tiền/thiếu tiền:
- Đối với tiền điều chuyển và tiền giao nhận: Khi kiểm đếm, phát hiện thừa/ thiếu tờ, miếng, lẫn loại dẫn đến thừa tiền/thiếu tiền, Hội đồng kiểm đếm phải lập 02 liên biên bản thừa tiền/thiếu tiền đối với tiền đã qua lưu thông hoặc lập 03 liên biên bản thừa tiền/thiếu tiền đối với tiền mới in, đúc chưa qua lưu thông. biên bản thừa tiền/thiếu tiền ghi rõ tình trạng bao, bó, túi, hộp, thùng tiền theo chế độ hiện hành và được lập cho từng trường hợp. Các liên biên bản được xử lý như sau:
+ 01 liên làm căn cứ hạch toán báo Có/báo Nợ;
+ 01 liên kèm niêm phong gửi TCTD, KBNN, đơn vị NHNN có tên trên niêm phong (đối với tiền đã qua lưu thông) hoặc gửi Cục Phát hành và Kho quỹ (đối với tiền mới in, đúc chưa qua lưu thông);
+ 01 liên gửi Vụ Tài chính - Kế toán làm căn cứ hạch toán tăng/giảm “tiền để phát hành” (đối với tiền mới in, đúc chưa qua lưu thông).
- Đối với tiền do khách hàng nộp trực tiếp:
+ Khi phát hiện thừa tiền, thủ quỹ trả lại tiền thừa cho khách hàng, ghi sổ theo dõi trả lại tiền thừa.
+ Khi phát hiện thiếu tiền, thủ quỹ yêu cầu khách hàng nộp thêm tiền để đảm bảo đủ so với số tiền ghi trên chứng từ nộp tiền hoặc lập lại bảng kê tiền, chứng từ nộp tiền.
+ Khi phát hiện lẫn loại tiền, thủ quỹ yêu cầu khách hàng đổi loại tiền cho đúng hoặc lập lại bảng kê tiền, chứng từ nộp tiền.
b) Lập và xử lý biên bản thu giữ tiền:
- Đối với tiền điều chuyển và tiền giao nhận: Khi phát hiện tiền giả, tiền đình chỉ lưu hành, tiền mẫu, tiền lưu niệm, Hội đồng kiểm đếm lập 03 liên biên bản thu giữ tiền giả/tiền đình chỉ lưu hành/tiền mẫu/tiền lưu niệm cho từng trường hợp, trong đó ghi rõ tình trạng bao, bó, túi, hộp, thùng, số seri của tờ tiền giả/tiền đình chỉ lưu hành/tiền mẫu/tiền lưu niệm; thu giữ để xử lý. Các liên biên bản được xử lý như sau:
+ 01 liên làm căn cứ hạch toán báo Nợ số tiền thiếu do lẫn tiền giả, tiền đình chỉ lưu hành, tiền mẫu, tiền lưu niệm đã thu giữ;
+ 01 liên kèm niêm phong gửi TCTD, KBNN, đơn vị NHNN có tên trên niêm phong;
+ 01 liên do thủ quỹ, thủ kho lưu để theo dõi số tiền giả/tiền đình chỉ lưu hành/tiền mẫu/tiền lưu niệm thu giữ đã nhập kho.
- Đối với tiền do khách hàng nộp trực tiếp: Khi phát hiện tiền giả, thủ quỹ lập 03 liên biên bản thu giữ tiền giả, trong đó ghi rõ số seri của tờ tiền giả, thu giữ để xử lý. Các liên biên bản được xử lý như sau:
+ 01 liên làm căn cứ hạch toán theo dõi số tiền giả đã thu giữ;
+ 01 liên giao khách hàng;
+ 01 liên do thủ quỹ, thủ kho lưu để theo dõi số tiền giả thu giữ đã nhập kho.
c) Lập và xử lý biên bản tạm thu giữ tiền:
Khi phát hiện tiền nghi giả, tiền nghi bị phá hoại, thủ quỹ hoặc Hội đồng kiểm đếm phải lập 03 liên biên bản tạm thu giữ tiền nghi giả, tiền nghi bị phá hoại cho từng trường hợp, tạm thu giữ hiện vật để xử lý. Các liên biên bản được xử lý như sau:
- 01 liên làm căn cứ hạch toán số tiền thiếu do lẫn tiền nghi giả, tiền nghi bị phá hoại đã tạm thu;
- 01 liên kèm niêm phong gửi TCTD, KBNN, đơn vị NHNN có tên trên niêm phong/hoặc khách hàng có tiền bị tạm thu giữ;
- 01 liên do thủ quỹ, thủ kho lưu để theo dõi số tiền nghi giả, nghi bị phá hoại tạm thu đã nhập kho.
d) Lập và xử lý biên bản phát hiện tiền có lỗi kỹ thuật:
Khi phát hiện tiền có lỗi kỹ thuật do quá trình in, đúc: Hội đồng kiểm đếm lập 02 liên biên bản phát hiện tiền có lỗi kỹ thuật, trong đó ghi rõ tình trạng bao, bó, túi, hộp, thùng hoặc kiện hàng nguyên niêm phong của nhà sản xuất để xử lý (tiền có lỗi kỹ thuật do quá trình in, đúc lẫn trong bó, thỏi tiền mới in, đúc, nhận nguyên niêm phong của đơn vị sản xuất, chưa qua lưu thông được phân loại và xử lý như tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông - không tính là thiếu tiền, đồng thời bù tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông thay thế số tiền có lỗi kỹ thuật đã loại ra do không đủ tiêu chuẩn lưu thông, đảm bảo nguyên tắc đủ cả số và loại tiền theo quy định về đóng gói tiền). Biên bản phát hiện tiền có lỗi kỹ thuật được lập cho từng trường hợp. Các liên biên bản được xử lý như sau:
- 01 liên làm căn cứ lập phiếu thu (nộp số tiền có lỗi kỹ thuật đã loại ra) vào Quỹ nghiệp vụ phát hành để hoàn trả số tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông đã thay thế;
- 01 liên kèm niêm phong gửi Cục Phát hành và Kho quỹ để tổng hợp, theo dõi.