Điều 7. Luân chuyển chứng từ
Việc luân chuyển chứng từ bằng giấy và bằng dữ liệu điện tử được thực hiện theo chế độ chứng từ kế toán NHNN.
1. Luân chuyển chứng từ khi xuất tiền, chi tiền:
a) Căn cứ lệnh điều chuyển do Cục Phát hành và Kho quỹ lập, phê duyệt hoặc Lệnh xuất - nhập Quỹ dự trữ phát hành đã được Giám đốc NHNN chi nhánh phê duyệt và các giấy tờ có liên quan, bộ phận kế toán lập phiếu xuất kho/phiếu chi hoặc căn cứ chứng từ lĩnh tiền do khách hàng nộp, thực hiện hạch toán, sau đó chuyển bộ chứng từ xuất tiền/chi tiền sang bộ phận kho quỹ để xuất tiền/chi tiền;
b) Bộ phận kho quỹ căn cứ chứng từ do bộ phận kế toán chuyển sang, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và thực hiện lập biên bản giao nhận tiền/bảng kê các loại tiền chi theo quy định, làm thủ tục xuất tiền/chi tiền; vào sổ theo dõi, ký tên, đóng dấu “đã chi tiền" trên chứng từ chi tiền, bảng kê các loại tiền chi và chuyển trả chứng từ về bộ phận kế toán.
2. Luân chuyển chứng từ khi nhập tiền, thu tiền:
a) Căn cứ lệnh điều chuyển do Cục Phát hành và Kho quỹ lập, phê duyệt/lệnh xuất - nhập Quỹ dự trữ phát hành đã được Giám đốc NHNN chi nhánh phê duyệt và các giấy tờ có liên quan hoặc chứng từ nộp tiền do khách hàng nộp, bộ phận kho quỹ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và thực hiện thủ tục nhập tiền, thu tiền, lập biên bản giao nhận tiền/bảng kê các loại tiền thu theo quy định; vào sổ theo dõi, ký tên, đóng dấu “đã thu tiền” trên chứng từ thu tiền và bảng kê các loại tiền thu, sau đó chuyển chứng từ sang bộ phận kế toán;
b) Căn cứ lệnh điều chuyển/lệnh xuất - nhập Quỹ dự trữ phát hành, biên bản giao nhận tiền/bảng kê các loại tiền thu, bộ phận kế toán lập phiếu nhập kho/phiếu thu hoặc căn cứ chứng từ nộp tiền do khách hàng nộp đã được thủ quỹ ký tên, đóng dấu “đã thu tiền” trên chứng từ thu tiền và bảng kê các loại tiền thu, bộ phận kế toán hạch toán và lưu trữ chứng từ theo quy định.
3. Luân chuyển chứng từ khi nhập tiền, xuất tiền tiêu hủy:
a) Khi nhập kho tiền tiêu huỷ:
- Căn cứ chứng từ (lệnh điều chuyển do Cục Phát hành và Kho quỹ lập, phê duyệt, biên bản giao nhận, giấy ủy quyền) do người được ủy quyền của kho tiền Trung ương chuyển đến, thủ kho tiền tiêu hủy làm thủ tục nhập tiền lập biên bản giao nhận tiền, vào sổ theo dõi và chuyển chứng từ sang bộ phận kế toán của Hội đồng tiêu huỷ;
- Bộ phận kế toán Hội đồng tiêu huỷ lập phiếu nhập kho, vào sổ theo dõi và chuyển chứng từ về Vụ Tài chính - Kế toán để hạch toán theo quy định;
b) Khi xuất kho tiền tiêu huỷ:
Căn cứ tỷ lệ kiểm đếm từng loại tiền do Chủ tịch Hội đồng tiêu hủy quyết định, bộ phận kế toán Hội đồng tiêu hủy lập phiếu xuất kho vào sổ theo dõi, thủ kho tiền tiêu hủy lập biên bản giao nhận tiền, xuất tiền giao sang tổ kiểm đếm/tổ cắt hủy để thực hiện kiểm đếm/cắt hủy theo quy định của NHNN về tiêu hủy tiền.