Điều 4. Hồ sơ hải quan
1. Chứng từ phải nộp:
- Tờ khai hải quan: 02 bản chính;
- Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng mua bán hàng hóa: 01 bản sao;
- Vận tải đơn: 01 bản sao;
- Hóa đơn thương mại: 01 bản chính;
- Nộp lần đầu khi làm thủ tục các giấy tờ sau:
+ Giấy phép kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu xăng dầu do Bộ Công Thương cấp: 01 bản sao;
+ Bản hạn mức nhập khẩu xăng dầu tối thiểu hàng năm do Bộ Công Thương cấp: 01 bản sao (áp dụng đối với xăng dầu nhập khẩu);
- Chứng thư giám định khối lượng: 01 bản chính.
- Thông báo kết quả kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hóa nhập khẩu hoặc đăng ký kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hóa nhập khẩu: 01 bản chính.
2. Chứng từ (bản chính) xuất trình khi Chi cục Hải quan yêu cầu:
- Giấy phép kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu xăng dầu do Bộ Công Thương cấp;
- Bản hạn mức nhập khẩu xăng dầu tối thiểu hàng năm do Bộ Công Thương cấp;
- Hợp đồng mua bán;
- Vận tải đơn.
3. Thời hạn thương nhân nộp các chứng từ cho Chi cục Hải quan:
Các chứng từ nêu trên phải nộp khi đến làm thủ tục đăng ký tờ khai hải quan, trừ các chứng từ sau:
3.1. Chứng thư giám định khối lượng: phải nộp trong thời gian 8 giờ làm việc kể từ khi bơm xong xăng, dầu từ phương tiện vận tải lên kho, bồn, bể hoặc lên phương tiện vận tải khác trong nội địa.
3.2. Thông báo kết quả kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hóa nhập khẩu: phải nộp trong thời hạn không quá 07 ngày làm việc kể từ khi bơm xong xăng dầu từ phương tiện vận tải lên kho, bồn, bể hoặc lên phương tiện vận tải khác trong nội địa.
3.3. Hóa đơn thương mại: Trường hợp chưa có bản chính, thương nhân phải nộp bản fax (của bản chính) hoặc bản Telex trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan; giám đốc (hoặc người được giám đốc ủy quyền) doanh nghiệp ký xác nhận và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của bản fax hoặc bản Telex này. Trường hợp có lý do chính đáng thì thời hạn nộp chậm không quá 30 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan theo quy định tại khoản 2, Điều 9 Nghị định số 154/2005/NĐ-CP ngày 15/12/2005 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan.
3.4. Khi đăng ký tờ khai hải quan vì lý do chưa có hóa đơn thương mại (bản chính), Hải quan thu thuế theo tự khai báo của thương nhân. Khi thương nhân nộp hóa đơn thương mại (bản chính) nếu có sự thay đổi so với khai báo hải quan thì thương nhân khai bổ sung số tiền thuế phải nộp theo đúng quy định, công chức hải quan kiểm tra, đối chiếu với khai báo trên tờ khai, nếu có sự thay đổi thì công chức hải quan điều chỉnh số thuế phải nộp theo đúng quy định của pháp luật, không xử phạt vi phạm.
3.5. Trường hợp xăng dầu nhập khẩu và tạm nhập khẩu có chung một (01) hoá đơn thương mại (bản chính) thì Chi cục Hải quan chấp thuận cho thương nhân nộp hoá đơn thương mại bản chính để lưu vào hồ sơ nhập khẩu kinh doanh; hoá đơn thương mại bản copy hoặc sao y bản chính của thương nhân lưu vào hồ sơ tạm nhập, trên tờ khai tạm nhập ghi rõ: hóa đơn thương mại bản chính đã lưu vào hồ sơ nhập khẩu xăng, dầu theo tờ khai hải quan số ...... ngày…. tháng …. năm…..
3.6. Trường hợp thực hiện thủ tục hải quan điện tử thì nộp hồ sơ theo quy định tại Thông tư số 222/2009/TT-BTC ngày 25/11/2009 của Bộ Tài chính hướng dẫn thí điểm thủ tục hải quan điện tử.