Điều 48. Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị
1. Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị là tập hợp một số thông tin cơ bản về hồ sơ, tài liệu trùng lặp và hồ sơ, tài liệu hết thời hạn lưu trữ trong Hệ thống.
2. Trường hợp Hệ thống phát hiện hồ sơ, tài liệu trùng lặp, Hệ thống tự động đưa hồ sơ, tài liệu trùng lặp vào Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị, chuyển trạng thái những hồ sơ, tài liệu này thành "Xem xét hủy" và hiển thị thông báo cho người có trách nhiệm xử lý.
3. Định kỳ hằng năm, Hệ thống tự động thông báo hồ sơ, tài liệu hết thời hạn lưu trữ và đưa vào Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị, chuyển trạng thái "Xem xét hủy" trong Hệ thống và hiển thị thông báo cho người có trách nhiệm xử lý.
4. Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị
a) Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị được kết xuất từ Hệ thống theo định kỳ hằng năm để làm thủ tục hủy.
b) Thông tin trên Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị đối với hồ sơ gồm: số thứ tự, mã lưu trữ hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn lưu trữ, tổng số tài liệu trong hồ sơ, tổng số trang, lý do hủy, ghi chú.
c) Thông tin trên Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị đối với tài liệu gồm: số thứ tự, mã lưu trữ tài liệu, tên loại và trích yếu nội dung, thời hạn lưu trữ, tổng số trang, lý do hủy, ghi chú.
5. Trường hợp hồ sơ, tài liệu trong Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị được kết xuất từ Hệ thống có tài liệu giấy hoặc tài liệu trên vật mang tin khác, cơ quan, tổ chức phải ghi chú vào Danh mục.