Điều 24. Xử lý nghiệp vụ đối với hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ lịch sử trên Hệ thống
1. Kiểm tra sự trùng lặp của hồ sơ, tài liệu
a) Hệ thống thực hiện quét thông tin hồ sơ, tài liệu để kiểm tra tính trùng lặp và không tiếp nhận đối với trường hợp hồ sơ, tài liệu tiếp nhận trùng lặp với hồ sơ, tài liệu trong cùng lần nộp.
b) Trường hợp hồ sơ, tài liệu tiếp nhận trùng lặp với hồ sơ, tài liệu đã có trong Hệ thống, Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết Mục lục văn bản, tài liệu trong hai hồ sơ, viên chức xử lý nghiệp vụ sẽ quyết định tiếp nhận hoặc không tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đối với từng trường hợp cụ thể.
2. Kiểm tra dữ liệu gói tin và chi tiết dữ liệu đặc tả hồ sơ, tài liệu; chi tiết nội dung tệp tin đính kèm của văn bản, tài liệu; kết quả đối với từng văn bản, tài liệu: đạt, không đạt (nêu rõ lý do).
3. Kiểm tra nội dung và thời hạn lưu trữ
Viên chức nghiệp vụ rà soát từng hồ sơ, tài liệu và đối chiếu với Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp; rà soát từng văn bản, tài liệu trong hồ sơ.
4. Viên chức nghiệp vụ tổng hợp kết quả và hoàn thành Báo cáo xử lý nghiệp vụ, gồm các thông tin: tổng số hồ sơ, tài liệu đề xuất thu nộp; tổng số hồ sơ, tài liệu có kết quả đạt; tổng số hồ sơ, tài liệu không đạt (nêu rõ lý do); đề xuất đối với cơ quan thu nộp (nếu có); đề xuất đối với người phê duyệt; trình Báo cáo đến người có thẩm quyền phê duyệt.