Điều 17. Trách nhiệm, quyền hạn của các cơ quan, tổ chức và cá nhân
1. Sở Tư pháp
a) Trực tiếp thực hiện việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu theo quy định của Quy chế này và các văn bản pháp luật có liên quan.
b) Chủ trì, phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ quản lý hệ thống máy chủ ảo (bao gồm dung lượng lưu trữ dữ liệu) trên môi trường mạng Internet để phục vụ vận hành Cơ sở dữ liệu; triển khai việc tích hợp Cơ sở dữ liệu với Hệ thống thông tin chính quyền điện tử tỉnh Quảng Ngãi để phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan Nhà nước; quản lý hạ tầng kỹ thuật phục vụ vận hành phần mềm và lưu trữ cơ sở dữ liệu bảo đảm hoạt động thường xuyên, ổn định.
c) Thường xuyên theo dõi, hướng dẫn, chỉ đạo, yêu cầu các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, người có thẩm quyền thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã cập nhật, bổ sung dữ liệu các giao dịch đã được công chứng, chứng thực lên Cơ sở dữ liệu đầy đủ, kịp thời.
d) Kiểm tra, xử lý các tổ chức, cá nhân vi phạm Quy chế và các quy định của pháp luật có liên quan.
đ) Theo dõi, tổng hợp kết quả thực hiện Quy chế này; kịp thời báo cáo khó khăn, vướng mắc và đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.
2. Các cơ quan: Công an, Viện Kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân và Thi hành án dân sự
Đề nghị các cơ quan: Công an, Viện Kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân và Thi hành án dân sự kịp thời cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến việc ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn tại Điều 9 Quy chế này để hoạt động hành nghề công chứng, hoạt động chứng thực trên địa bàn tỉnh bảo đảm đúng quy định của pháp luật, an toàn pháp lý cho các bên tham gia ký kết giao dịch.
3. Sở Nông nghiệp và Môi trường: Chỉ đạo Văn phòng đăng ký đất đai và các chi nhánh trực thuộc:
Cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin về tình trạng pháp lý của quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất qua rà soát, thống kê, thực hiện công tác quản lý cho Sở Tư pháp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu, xây dựng hệ thống thông tin tham khảo trên Cơ sở dữ liệu.
Thực hiện tra cứu trên Cơ sở dữ liệu về thông tin giao dịch đã được công chứng, chứng thực trong quá trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ liên quan đến các văn bản công chứng, chứng thực (chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho, thế chấp, góp vốn quyền sử dụng đất,...).
Trường hợp hồ sơ có liên quan đến giao dịch đã được công chứng, chứng thực nhưng chưa có thông tin trên Cơ sở dữ liệu thì Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh và các Chi nhánh trực thuộc phải thông báo ngay cho tổ chức hành nghề công chứng đã công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã đã chứng thực giao dịch để cập nhật ngay thông tin giao dịch lên Cơ sở dữ liệu trước khi tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, cá nhân.
4. Các sở, ban, ngành
a) Trong phạm vi chức năng của mình, các sở, ban, ngành phối hợp với Sở Tư pháp phổ biến, triển khai thực hiện Quy chế này.
b) Tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, người có thẩm quyền thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã kiểm tra, xác minh thông tin phục vụ việc giải quyết yêu cầu công chứng, chứng thực.
c) Bảo đảm an toàn, bảo mật tài khoản sử dụng Cơ sở dữ liệu được cấp.
d) Sử dụng thông tin từ Cơ sở dữ liệu đúng mục đích.
5. Công chứng viên, người có thẩm quyền thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã
a) Thực hiện cập nhật đầy đủ, kịp thời các giao dịch đã được công chứng, chứng thực lên Cơ sở dữ liệu để đảm bảo nguồn dữ liệu phục vụ cho việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh.
b) Kiểm tra, đối chiếu các thông tin về giao dịch đã được công chứng, chứng thực trên Cơ sở dữ liệu khi thực hiện công chứng, chứng thực giao dịch để đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch khi được công chứng, chứng thực và kịp thời phát hiện, chỉnh sửa các sai sót (nếu có) liên quan đến việc cập nhật thông tin giao dịch đã công chứng, chứng thực trên Cơ sở dữ liệu.
c) Tổ chức quản lý việc nhập dữ liệu giao dịch đã công chứng, chứng thực vào Cơ sở dữ liệu; vận hành và sử dụng an toàn, hiệu quả Cơ sở dữ liệu tại cơ quan, tổ chức mình.
d) Cung cấp cho các cơ quan, đơn vị, tổ chức có thẩm quyền các thông tin về giao dịch do cơ quan, tổ chức mình hoặc bản thân đã công chứng, chứng thực khi được yêu cầu và chịu trách nhiệm về kết quả đã cung cấp.
đ) Bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.
6. Hội Công chứng viên tỉnh: Theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở Công chứng viên là Hội viên của tổ chức mình thực hiện nghiêm túc quy định của pháp luật về cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ thông tin theo Quy chế này nhằm góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh; có biện pháp xử lý nghiêm khắc đối với các hành vi không chia sẻ thông tin kịp thời, trung thực hoặc hành vi vi phạm khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu, làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, chứng thực, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, đảm bảo an toàn pháp lý trong các giao dịch.
7. Các tổ chức, cá nhân khác có thẩm quyền tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật (tổ chức, cá nhân có liên quan).
a) Các tổ chức, cá nhân có liên quan trong phạm vi quyền hạn của mình, khi có các thông tin về việc ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo liên quan đến việc công chứng, chứng thực giao dịch thì phối hợp chia sẻ các thông tin đến Sở Tư pháp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.
b) Được cấp mật khẩu và tên truy cập để tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải toả ngăn chặn, thông tin tham khảo và thông tin về giao dịch trong Cơ sở dữ liệu; các thông tin khác phục vụ công tác quản lý Nhà nước có liên quan và thanh tra, kiểm tra, điều tra,…