Điều 5. Phương thức phối hợp
1. Tùy theo tính chất, nội dung công việc cần phối hợp, cơ quan chủ trì quyết định phương thức phối hợp là lấy ý kiến bằng văn bản hoặc tổ chức họp lấy ý kiến hoặc phối hợp kiểm tra thực địa.
2. Lấy ý kiến bằng văn bản được thực hiện kịp thời, phù hợp với quy định của pháp luật và được tiến hành theo trình tự sau:
a) Cơ quan chủ trì có văn bản đề nghị các cơ quan phối hợp, trong thời hạn được đề nghị tại văn bản của cơ quan chủ trì, cơ quan phối hợp có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho cơ quan chủ trì. Trường hợp tại văn bản đề nghị không ghi thời gian giải quyết thì theo nội dung xin ý kiến cơ quan phối hợp có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho cơ quan chủ trì chậm nhất là 05 (năm) ngày làm việc để giải quyết TTHC theo quy định.
b) Cơ quan phối hợp chịu trách nhiệm về các thông tin đã cung cấp của mình. Trường hợp đã quá thời gian quy định mà cơ quan phối hợp chưa hoặc không cung cấp thông tin theo đề nghị thì phải nêu rõ lý do và chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh và quy định của pháp luật.
3. Trường hợp tổ chức họp lấy ý kiến hoặc phối hợp kiểm tra thực địa:
a) Cơ quan chủ trì có trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ, tài liệu có liên quan, đồng thời gửi văn bản (gửi kèm tài liệu liên quan nếu cần) để mời họp hoặc kiểm tra thực địa, trong đó nêu rõ thành phần tham dự, thời gian, địa điểm, nội dung.
b) Cơ quan phối hợp có trách nhiệm cử người tham gia đúng thành phần; trường hợp thay đổi thành phần theo đề nghị phải thông báo cho cơ quan chủ trì biết trước và cử người tham gia có chuyên môn phù hợp với nội dung cuộc họp; ý kiến tham gia của người được cử đi họp, phối hợp được xác định là ý kiến chính thức của đơn vị phối hợp.
c) Cơ quan chủ trì có trách nhiệm tổng hợp đầy đủ nội dung cuộc họp hoặc buổi kiểm tra thực địa bằng văn bản, các thành viên tham gia họp, kiểm tra có trách nhiệm ký biên bản xác thực nội dung ý kiến đã tham gia, làm cơ sở tham mưu cấp thẩm quyền quyết định.
4. Đối với những trường hợp đảm bảo đủ điều kiện thực hiện kết nối điện tử thì phương thức phối hợp được thực hiện thông qua quy trình điện tử, chia sẻ thông tin giữa các cơ quan, đơn vị có liên quan trên cơ sở số hóa quy trình thực hiện và kết quả giải quyết TTHC nhằm cắt giảm thời gian thực hiện.