Điều 8. Yêu cầu quản lý nội dung thông tin trong email
1. Những văn bản được chuyển qua hệ thống email phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giấy. Đối với các văn bản đã quy định bắt buộc chuyển bằng email, các cơ quan có quyền từ chối nhận văn bản đến và chuyển trả khi cơ quan, cá nhân khác gửi đến bằng các hình thức khác.
2. Sử dụng bộ mã ký tự tiếng Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để thể hiện các nội dung trao đổi trong hệ thống email.
3. Đối với các loại và giấy tờ hành chính đã chính thức ban hành (có số văn bản, ngày phát hành, người có thẩm quyền ký tên, đóng dấu) thì phải gửi bằng định dạng tập tin .PDF (có thể không cần scan màu để giảm dung lượng file, tốc độ gửi, nhận file sẽ nhanh hơn) hoặc các định dạng khác tương đương (chỉ xem được nội dung và không chỉnh sửa được). Từng bước sử dung chữ ký điện tử để xác nhận văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
4. Trong nội dung, thông tin gửi nhận giữa các cơ quan, cá nhân phải thể hiện rõ tên cơ quan, cá nhân, các thông tin liên lạc cần thiết: số điện thoại, email, fax, website (nếu có).