Điều 12. Trách nhiệm của các cơ quan sử dụng hệ thống email của tỉnh
1. Phối hợp với Sở Thông tin - Truyền thông trong việc thực hiện các nội dung theo Điều 5, Điều 7, Điều 8 của quy chế này.
2. Có kế hoạch đầu tư, nâng cấp, trang bị hệ thống thiết bị và đào tạo nhân lực trong nội bộ cơ quan, đảm bảo cho việc kết nối vào hệ thống email được đồng bộ, thông suốt và hiệu suất sử dụng cao.
3. Tổ chức tốt trong cơ quan việc thực hiện chế độ gửi, nhận email trong và ra ngoài cơ quan, áp dụng các giải pháp bảo mật, an toàn thông tin, phòng chống virus tin học, hệ thống lọc thư rác, lưu trữ thông tin… theo hướng dẫn của Sở Thông tin - Truyền thông.
4. Cử cán bộ giúp lãnh đạo cơ quan theo dõi chung việc sử dụng email của cơ quan, cử cán bộ phụ trách email của cơ quan. Email của cơ quan do thủ trưởng đơn vị quản lý. Thủ trưởng cơ quan có thể ủy quyền cho một hoặc một số người trong cơ quan sử dụng; hàng ngày, thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm xem xét, xử lý thông tin nhận được qua email của cơ quan mình.
5. Công khai danh bạ email của cơ quan, cá nhân và tên, chức danh, số điện thoại của người có thẩm quyền quản lý email của cơ quan lên trang thông tin điện tử của cơ quan mình (nếu có).
6. Các cơ quan có trách nhiệm xây dựng, ban hành quy chế sử dụng email cụ thể cho phù hợp với cơ quan mình, quy định việc sử dụng và chấp hành thông tin được truyền qua email của của cơ quan và coi đó như một trong các phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính của Thủ trưởng cơ quan và của cấp trên.
7. Thực hiện báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình sử dụng email theo đề nghị của Sở Thông tin - Truyền thông và yêu cầu của UBND tỉnh.