Điều 4. Quy chế về lưu trữ, quản lý, cập nhật danh bạ email
1. Danh bạ email của các cơ quan và cá nhân được tạo lập, quản lý và lưu trữ tại hệ thống của Sở Thông tin - Truyền thông.
2. Danh bạ email của các cơ quan và cá nhân được công bố và cập nhật kịp thời lên cổng thông tin điện tử của tỉnh và trang (hoặc cổng) thông tin điện tử của cơ quan (nếu có).
3. Việc đăng ký sử dụng email phải đảm bảo tỷ lệ như sau:
a) Đối với các sở, ngành, cơ quan cấp tỉnh: đảm bảo tối thiểu 80% cá nhân trong cơ quan mình được cấp và sử dụng email trong công việc. 100% đơn vị trực thuộc phải có email của cơ quan.
b) Đối với UBND cấp huyện: đảm bảo tối thiểu 50% cá nhân trong cơ quan mình được cấp và sử dụng email trong công việc (tính đến cấp phòng, ban, đơn vị trực thuộc). 100% phòng, ban, đơn vị trực thuộc phải có email của cơ quan. Đối với UBND các xã, phường, thị trấn ở những nơi đủ diều kiện về hạ tầng viễn thông, internet thì phải đăng ký tối thiểu email của cơ quan.
5. Quy trình cấp mới, thay đổi, hủy bỏ email
1. Việc cung cấp và quản lý email được quy định như sau:
a) Đối với cá nhân mới vào làm việc trong sở ngành, cơ quan cấp tỉnh: đăng ký tạo lập email mới cho cá nhân đó tham gia hệ thống email của tỉnh.
b) Đối với trường hợp cá nhân thay đổi vị trí công tác trong tỉnh: đăng ký thay đổi thông tin trên danh bạ email của tỉnh để đảm bảo đúng thực tế với người sử dụng trong hệ thống email của tỉnh.
c) Đối với trường hợp cá nhân chuyển công tác ra khỏi tỉnh: xóa bỏ email của cá nhân đó trong hệ thống email của tỉnh.
d) Đối với email của cơ quan: việc cấp mới, thay đổi thông tin, xóa, đăng ký thực hiện tương tự như đối với email cá nhân.
2. Thủ trưởng các cơ quan có trách nhiệm tổ chức lập danh sách tổ chức, cá nhân khi có nhu cầu được cấp mới, thay đổi thông tin, xóa bỏ email, kịp thời gửi văn bản về Sở Thông tin - Truyền thông để được thực hiện theo yêu cầu.