Điều 21. Thủ tục gửi công văn, tờ trình giải quyết công việc:
1- Các thủ tục cần thiết khi trình UBND, Chủ tịch UBND Tỉnh giải quyết công việc gồm có:
a- Công văn, tờ trình UBND, Chủ tịch UBND Tỉnh phải do Giám đốc Sở, Chủ tịch UBND Huyện, người đứng đầu các cơ quan, tổ chức, đoàn thể ở địa phương (hoặc ủy quyền cho cấp phó) ký và đóng dấu đúng thẩm quyền.
b- Đối với những vấn đề có liên quan đến chức năng của cơ quan khác, trong hồ sơ trình phải có ý kiến chính thức bằng văn bản của các cơ quan đó. Trường hợp đã hỏi ý kiến nhưng hết thời hạn qui định mà cơ quan liên quan không có ý kiến, trong hồ sơ trình phải báo cáo, nêu rõ danh sách các cơ quan đó.
c- Đối với các đề án, dự thảo văn bản qui phạm pháp luật và những vấn đề liên quan đến chủ trương chính sách phải kèm theo:
+ Tờ trình UBND, Chủ tịch UBND Tỉnh trong đó thuyết minh rõ nội dung chính của đề án, luận cứ của các kiến nghị, các ý kiến khác nhau;
+ Văn bản của cơ quan thẩm định đề án, dự thảo văn bản theo qui định của pháp luật ;
+ Báo cáo ý kiến tham gia của các cơ quan có liên quan, kể cả ý kiến của tổ chức tư vấn (nếu có);
+ Dự thảo văn bản chính và văn bản hướng dẫn thực hiện văn bản chính.
+ Kế hoạch tổ chức thực hiện khi đề án được thông qua hoặc văn bản chính được ban hành;
+ Các tài liệu cần thiết khác.
2- Các dự thảo văn bản, đề án do cơ quan chủ trì trình UBND, Chủ tịch UBND Tỉnh phải có chữ ký tắt của Thủ trưởng cơ quan (hoặc cấp phó ).
3- Các công văn, tờ trình giải quyết công việc chỉ gửi một bản, đến một địa chỉ là cơ quan có thẩm quyền (hoặc cơ quan được yêu cầu làm đầu mối) giải quyết; Nếu cần gửi đến các cơ quan có liên quan để biết hoặc phối hợp thì chỉ ghi tên các cơ quan đó ở phần dưới công văn, tờ trình (mục nơi nhận).
4- Hồ sơ trình UBND, Chủ tịch UBND Tỉnh phải được vào sổ văn thư của Văn phòng trước khi chuyển đến Chánh văn phòng xử lý và trình theo qui định. Trong công văn, tờ trình UBND, Chủ tịch UBND Tỉnh, Thủ trưởng cơ quan trình phải ghi rõ những tài liệu, hồ sơ kèm theo.
Chánh Văn phòng tổ chức lập danh mục để theo dõi, đôn đốc qúa trình xử lý.