Điều 9. Soạn thảo, ký số và phát hành văn bản đi
1. Soạn thảo văn bản
a) Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm soạn thảo văn bản đi theo đúng chức năng, nhiệm vụ và nội dung chỉ đạo của lãnh đạo.
b) Trường hợp nội dung cần sự phối hợp của nhiều đơn vị trong cùng cơ quan, cá nhân chủ trì gửi dự thảo qua Hệ thống QLVBĐH để xin ý kiến đóng góp; các đơn vị phối hợp có trách nhiệm phản hồi trực tiếp trên môi trường mạng để hoàn thiện dự thảo.
c) Trình dự thảo đã hoàn thiện kèm theo hồ sơ công việc (các văn bản căn cứ, ý kiến phối hợp) đến lãnh đạo phòng để kiểm tra trước khi trình lãnh đạo cơ quan.
2. Duyệt và ký số văn bản
a) Lãnh đạo phòng xem xét, cho ý kiến và duyệt nội dung dự thảo trên Hệ thống QLVBĐH; trường hợp chưa đảm bảo yêu cầu thì chuyển lại cho cá nhân có liên quan để chỉnh sửa, hoàn thiện.
b) Lãnh đạo cơ quan xem xét hồ sơ trình và thực hiện ký số chuyên dùng công vụ vào văn bản chính thức và chuyển cho văn thư đơn vị trên Hệ thống QLVBĐH. Việc ký số thực hiện theo quy định về chữ ký số chuyên dùng công vụ tại Nghị định số 68/2024/NĐ-CP.
3. Cấp số, ngày, tháng và đóng dấu điện tử
a) Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản đã được lãnh đạo ký số, thực hiện cấp số văn bản và ngày, tháng, năm từ Hệ thống QLVBĐH.
b) Thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức (lên văn bản điện tử theo quy định).
c) Đối với các văn bản có phụ lục kèm theo, Văn thư phải đảm bảo đính kèm đầy đủ và thực hiện ký số lên các phụ lục theo quy định.
4. Phát hành văn bản
a) Văn bản điện tử sau khi hoàn tất ký số của cơ quan phải được phát hành ngay trong ngày trên Hệ thống QLVBĐH, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi lãnh đạo ký duyệt văn bản.
b) Trường hợp cần phát hành văn bản giấy (theo danh mục quy định), Văn thư thực hiện in văn bản từ bản điện tử đã ký số, đóng dấu của cơ quan và gửi theo đường bưu chính.
c) Văn bản phát hành trên Hệ thống QLVBĐH phải được lưu vào Sổ đăng ký văn bản đi điện tử của cơ quan.