Điều 5. Nguyên tắc "Số hóa đầu nguồn" và "Dữ liệu chỉ cung cấp một lần"
1. Nguyên tắc “Số hóa đầu nguồn”
a) Mọi văn bản, hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị phải được tạo lập dưới dạng dữ liệu số ngay từ khi phát sinh.
b) Ưu tiên xử lý công việc hoàn toàn trên môi trường điện tử; hạn chế tối đa việc in ấn văn bản giấy để ký tay và quét (scan) để tải lên Hệ thống QLVBĐH; khuyến khích sử dụng các định dạng tệp tin điện tử gốc để bảo đảm khả năng khai thác, chia sẻ và tái sử dụng dữ liệu.
2. Nguyên tắc “Dữ liệu chỉ cung cấp một lần”
a) Thông tin, dữ liệu đã được các cơ quan nhà nước tạo lập, xác thực và lưu trữ trên Hệ thống QLVBĐH hoặc các cơ sở dữ liệu dùng chung của tỉnh thì không được yêu cầu cá nhân, tổ chức cung cấp lại khi thực hiện các quy trình nghiệp vụ có liên quan.
b) Các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm tự khai thác, trích xuất dữ liệu từ Hệ thống QLVBĐH thông qua các cổng kết nối API để phục vụ công tác báo cáo, thống kê và điều hành.
3. Tính chính xác và duy nhất của dữ liệu
a) Dữ liệu trên Hệ thống QLVBĐH phải đảm bảo các tiêu chí “đúng, đủ, sạch, sống”.
b) Mỗi văn bản, hồ sơ điện tử được định danh bằng một mã duy nhất trên toàn hệ thống để phục vụ việc tra cứu, kết nối và liên thông giữa các cấp chính quyền.
4. Khai thác dữ liệu số
a) Dữ liệu số trên Hệ thống QLVBĐH được xem là tài nguyên dùng chung của tỉnh.
b) Các cơ quan, đơn vị có quyền khai thác dữ liệu thuộc phạm vi quản lý và dữ liệu dùng chung theo phân quyền để phục vụ công tác chuyên môn, trừ các nội dung thuộc bí mật nhà nước hoặc quy định bảo mật riêng.