Điều 10. Quy định về thể thức, định dạng và kỹ thuật ký số
1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
a) Đối với văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện nghiêm túc theo quy định tại Nghị định số 78/2025/NĐ-CP và Nghị định số 187/2025/NĐ-CP của Chính phủ.
b) Đối với văn bản hành chính: Thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
c) Tất cả văn bản điện tử phải sử dụng bộ mã ký tự tiếng Việt Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
2. Định dạng văn bản điện tử
a) Văn bản điện tử sau khi ký số phải đạt tiêu chuẩn văn bản số hóa của bản sao sang định dạng điện tử Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên.
b) Các văn bản dự thảo, văn bản phối hợp ý kiến có thể sử dụng định dạng .docx hoặc các định dạng văn bản mở khác để thuận tiện cho việc chỉnh sửa.
3. Kỹ thuật ký số
a) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký”.
b) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái”.
c) Vị trí ký số: Thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn kỹ thuật chuyên ngành.
4. Yêu cầu về tệp tin đính kèm
a) Dung lượng mỗi tệp tin đính kèm trên Hệ thống QLVBĐH không được vượt quá 50Mb.
b) Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên Phụ lục. Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin kèm theo. Cụ thể: Vị trí, hình ảnh chữ ký số, thông tin theo quy định tại điểm d khoản 1 Mục III phần I Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.