Điều 16. Thu nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ hiện hành; bảo quản tài liệu điện tử
1. Thời hạn thu nộp hồ sơ, tài liệu điện tử
a) Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ hiện hành trên Hệ thống QLVBĐH trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày công việc kết thúc.
b) Đối với các hồ sơ TTHC, việc nộp lưu được thực hiện ngay sau khi có kết quả giải quyết cuối cùng và được đồng bộ từ Hệ thống thông tin giải quyết TTHC sang kho lưu trữ số của đơn vị.
2. Quy trình nộp lưu số
a) Người lập hồ sơ kiểm tra lại tính toàn vẹn, đầy đủ của các thành phần tài liệu trong hồ sơ điện tử.
b) Sử dụng chức năng "Nộp lưu" trên Hệ thống QLVBĐH để chuyển hồ sơ sang bộ phận Lưu trữ cơ quan.
c) Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống QLVBĐH và xác nhận việc tiếp nhận cho người nộp lưu.
3. Bảo quản và duy trì tính xác thực
a) Tài liệu điện tử phải được bảo quản theo các tiêu chuẩn kỹ thuật về an toàn thông tin, đảm bảo không bị thay đổi nội dung và có thể truy cập, đọc được trong suốt thời hạn bảo quản.
b) Hệ thống QLVBĐH phải duy trì các thông tin lịch sử (metadata) về quá trình tạo lập, ký số, luân chuyển và các chữ ký số đã hết hạn để phục vụ việc xác minh tính chính danh của tài liệu trong tương lai.
4. Tiêu hủy tài liệu điện tử hết giá trị
Việc tiêu hủy tài liệu điện tử hết thời hạn bảo quản phải được thực hiện theo quy trình của pháp luật về lưu trữ, bảo đảm dữ liệu bị xóa vĩnh viễn và không thể phục hồi được trên các thiết bị lưu trữ của Hệ thống QLVBĐH.