Điều 15. Tạo lập hồ sơ điện tử trong quá trình giải quyết công việc
1. Trách nhiệm tạo lập hồ sơ
a) Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ điện tử trên Hệ thống QLVBĐH ngay khi bắt đầu xử lý công việc theo Danh mục hồ sơ của cơ quan.
b) Việc tạo lập hồ sơ điện tử phải đảm bảo các yêu cầu quy định tại Điều 29 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
2. Quy trình thực hiện trên Hệ thống QLVBĐH
a) Mở hồ sơ: Cá nhân cập nhật các thông tin ban đầu gồm: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản, người lập và thời gian bắt đầu.
b) Thu thập văn bản: Trong quá trình xử lý, cá nhân có trách nhiệm cập nhật tất cả văn bản, tài liệu liên quan (bao gồm cả dự thảo, ý kiến phối hợp, tệp tin ghi âm, hình ảnh nếu có) vào hồ sơ đã mở để bảo đảm sự toàn vẹn, tránh thất lạc.
c) Lập mục lục văn bản trong hồ sơ được thực hiện tự động bằng chức năng của Hệ thống QLVBĐH.
3. Yêu cầu về chất lượng hồ sơ
a) Hồ sơ điện tử phải phản ánh đầy đủ, đúng trình tự diễn biến sự việc hoặc quá trình giải quyết công việc.
b) Trước khi kết thúc hồ sơ, cá nhân phải rà soát, loại bỏ các bản trùng lặp, bản nháp không cần thiết; xác định lại thời hạn bảo quản và hoàn thiện tiêu đề hồ sơ cho phù hợp.
4. Kết thúc hồ sơ
a) Hồ sơ được coi là kết thúc ngay sau khi công việc được giải quyết xong hoặc văn bản cuối cùng trong sự việc đó được phát hành/tiếp nhận.
b) Hệ thống QLVBĐH tự động đóng dấu thời gian kết thúc và chuyển trạng thái hồ sơ sẵn sàng cho việc nộp lưu.