Điều 8. Tiếp nhận và phân phối văn bản đến điện tử
1. Tiếp nhận văn bản điện tử
a) Văn thư cơ quan có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra Hệ thống QLVBĐH để tiếp nhận văn bản điện tử gửi đến từ các cơ quan, đơn vị qua Trục liên thông văn bản.
b) Đối với văn bản gửi đến qua Hệ thống QLVBĐH, Văn thư phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn của văn bản và chữ ký số trước khi tiếp nhận. Trường hợp văn bản không đúng quy định (sai địa chỉ, chữ ký số không hợp lệ), Văn thư thực hiện trả lại ngay trên Hệ thống QLVBĐH và nêu rõ lý do.
c) Đối với văn bản giấy gửi đến, Văn thư thực hiện số hóa văn bản đến theo quy định tại Phụ lục I kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và cập nhật vào Hệ thống QLVBĐH như đối với văn bản điện tử để quản lý tập trung (trừ văn bản mật).
2. Đăng ký văn bản đến
a) Sau khi tiếp nhận, Văn thư thực hiện đăng ký văn bản đến vào Hệ thống QLVBĐH, cập nhật đầy đủ các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Mục II Phần II Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
b) Hệ thống QLVBĐH tự động cấp số đến, ngày đến và chuyển văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đến điện tử của cơ quan.
3. Trình và phân phối văn bản
a) Văn thư trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền (Lãnh đạo cơ quan hoặc người được ủy quyền) trên Hệ thống QLVBĐH ngay trong ngày làm việc, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
b) Lãnh đạo cơ quan xem xét, cho ý kiến chỉ đạo, phân công đơn vị/cá nhân chủ trì, phối hợp và xác định thời hạn xử lý ngay trên Hệ thống QLVBĐH.
4. Xử lý đối với hồ sơ có số lượng tài liệu lớn hoặc định dạng không thể số hóa toàn bộ
Trường hợp văn bản đến dạng giấy kèm theo hồ sơ có số lượng tài liệu lớn hoặc định dạng không thể số hóa toàn bộ, Văn thư cập nhật văn bản chính lên Hệ thống QLVBĐH, còn hồ sơ giấy được chuyển trực tiếp đến bộ phận hoặc cá nhân được giao xử lý.