Điều 7. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức:
1. Hồ sơ, tài liệu về những công việc đã được giải quyết xong chỉ được giữ lại tại đơn vị, cá nhân trong thời gian nhiều nhất là một năm để tiếp tục theo dõi công việc và hoàn chỉnh hồ sơ. Cuối mỗi tháng, công chức, viên chức tự kiểm tra toàn bộ hồ sơ của mình, hoàn thiện và bàn giao cho lưu trữ cơ quan quản lý. Trường hợp cần giữ lại để nghiên cứu tiếp phải được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan và phải báo cho lưu trữ cơ quan biết. Hồ sơ nguyên tắc không phải nộp lưu nhưng không được chiếm dụng làm của riêng.
2. Tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức phải là hồ sơ, nếu chưa thành hồ sơ thì công chức, viên chức giao nộp tài liệu phải có trách nhiệm cùng lưu trữ cơ quan, tổ chức lập hồ sơ về phần tài liệu mình giao nộp.
3. Công chức, viên chức khi nghỉ hưu, nghỉ việc, chuyển công tác phải bàn giao lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu, sổ sách, giấy tờ có liên quan đến công việc của cơ quan, tổ chức (kể cả hồ sơ nguyên tắc) cho lưu trữ hiện hành.