Điều 6. Công chức, viên chức làm việc bằng công văn giấy tờ hoặc liên quan đến công văn giấy tờ trong mỗi cơ quan, tuỳ theo chức năng nhiệm vụ phải lập hồ sơ về phần việc mình phụ trách. Việc lập hồ sơ trong cơ quan phải được tiến hành thường xuyên và tuân thủ các quy định của Nhà nước. Hồ sơ bao gồm các loại:
1. Hồ sơ công việc do công chức, viên chức lập khi giải quyết công việc. Tài liệu trong hồ sơ phải đảm bảo mối liên hệ giữa các văn bản với nhau về một vấn đề, một sự việc. Các văn bản trong hồ sơ được sắp xếp theo trật tự thời gian và phải biên mục bên trong, bên ngoài đầy đủ.
2. Hồ sơ văn bản lưu (hồ sơ tên gọi), do văn thư cơ quan lập bao gồm các loại văn bản của cơ quan phát hành được lưu lại và sắp xếp thành từng tập có cùng tên loại giống nhau như: Quyết định, Chỉ thị, Thông báo, Báo cáo, công văn, ... Văn thư cơ quan phải đảm bảo lưu đủ các loại văn bản đã phát hành và chịu trách nhiệm lập hồ sơ tên gọi.
3. Hồ sơ nguyên tắc gồm những văn bản pháp quy hướng dẫn, giải thích về pháp luật, về chế độ, chính sách như: Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Quyết định, Thông tư,.. dùng để làm căn cứ ban hành các văn bản của cơ quan mình. Mỗi công chức, viên chức tuỳ theo yêu cầu công việc của mình, tập hợp những văn bản pháp quy về từng mặt nghiệp vụ nhất định để lập hồ sơ nguyên tắc.